Hoe meer je bewaart, hoe minder je vindt?!
Op dinsdag 16 september verzorgde het Leerhuis Informatiehuishouding haar eerste themasessie in De Knoop in Utrecht. Het thema was ‘Informatiewetgeving in de praktijk’. In de aankondiging van het evenement konden geïnteresseerden al lezen dat het geen standaard bijeenkomst zou worden. In lijn met ons motto ‘leren, ontwikkelen, ontmoeten’ stond deze bijeenkomst specifiek in het teken van ontmoeting, samen aan de slag gaan en van elkaar leren.
Tijdens de themasessie waren er geen lange inhoudelijke presentaties. Na een korte uitleg van de methodiek en een introductie op het thema, ging iedereen aan de slag volgens de ‘Open Space’ methode. Bij deze werkwijze brengen deelnemers zelf vraagstukken in en zoeken ze gezamenlijk naar oplossingen voor uitdagende problemen.
De methode pakte goed uit! Als snel werden er 10 interessante vragen verzameld, waarna de 35 deelnemende informatieprofessionals in kleine groepen aan de slag gingen om samen antwoorden te vinden, ervaringen te delen en elkaar verder te helpen.
Kwaliteitszorg en Kwaliteitssystemen
Het thema Kwaliteitszorg en Kwaliteitssystemen is erg actueel. De deelnemers waren voornamelijk op zoek naar best practices. Hoe definieer je kwaliteit in deze context? Hoe begin je met kwaliteitszorg? Hoe richt je kwaliteitssystemen in? In de discussie werd duidelijk dat kwaliteitszorg al snel heel groot wordt, omdat het allesomvattend kan zijn. De conclusie was dan ook dat klein beginnen goede resultaten oplevert.
Vernietiging in de keten
Een ander issue waar veel informatiebeheerders mee te maken hebben is Vernietiging in de keten. Vaak blijkt dat de gebruikte procesapplicaties niet in staat zijn om volledig volgens de principes van archiveren te vernietigen. De deelnemers herkenden de problematiek allemaal, maar een oplossing is niet makkelijk te realiseren. De macht ligt vaak bij de softwareleveranciers. Zij richten de voorkant perfect in, maar besteden te weinig aandacht aan de archiveringsfunctie. De noodzaak om bij de selectie van software aan tafel te zitten, werd door iedereen als een belangrijke eerste stap gezien.
De nieuwe Archiefwet
De nieuwe Archiefwet, inmiddels omgedoopt tot ‘Archiefwet 20XX’, roept uiteraard vragen op. De belangrijkste zijn wat er precies verandert door de wet en hoe deze uitvoerbaar is in relatie tot de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet open overheid (Woo). De exacte gevolgen van de wijzigingen zijn nog niet helemaal duidelijk, maar het verkorten van de overbrengingstermijn zorgt in elk geval voor veel extra werk. Ook is er nog onzekerheid over de omgang met digital born documenten. Opvallend in de discussie was verwarring over de terminologie: want wat is nu precies een document?
Het probleem met de uitvoerbaarheid ligt in de scheiding tussen afdelingen binnen organisaties. Hierdoor werken degenen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van verschillende wetten als het ware op eilandjes, terwijl samenwerking juist essentieel is. Bij het opstellen van wetten zou er vanaf het begin meer betrokkenheid van vakspecialisten moeten zijn, in plaats van pas achteraf wanneer zij hun feedback kunnen geven.
Bewaren en vernietigen
In het verlengde van deze discussie was een andere groep bezig met de vraag hoe je nu omgaat met bewaren en vernietigen en of een selectielijst nog wel het juiste instrument is. Het antwoord was er aan het eind van de sessie nog niet. Maar er is wel een belangrijke conclusie getrokken: “Hoe meer je bewaart, hoe minder je vindt!”
De verbinding tussen informatiebeheer en datamanagement
Een kenmerk van de 'Open Space' methode is dat de onderwerpen niet volledig vastliggen. Enkele deelnemers maakten hier goed gebruik van door ook onderwerpen in te brengen die niet direct met wetgeving te maken hebben, zoals de verbinding tussen informatiebeheer en datamanagement.
Met de transitie naar datagedreven werken worden organisaties steeds afhankelijker van goed gegevensbeheer. Veel eindproducten komen tot stand met gegevens, maar hebben organisaties het beheer daarvan wel op orde? En waarom wordt informatiebeheer daar niet bij betrokken? Hoe maken we de verbinding tussen informatiebeheer en datamanagement om controle te krijgen als het gaat om betrouwbare, actuele, volledige en juiste data? Deze vragen waren niet zo eenvoudig te beantwoorden. Bij veel organisaties opereren informatiebeheer en datamanagement nog als twee aparte werelden. Samenwerking is dan ook prioriteit nummer één. Een gezamenlijke naam voor het vakgebied zou kunnen helpen om deze samenwerking te bevorderen, bijvoorbeeld onder de noemer 'informatiemanagement'. Als deze professies namelijk niet met elkaar gaan samenwerken, lopen we het risico op situaties waarin ‘verkeerde getallen worden gebruikt, maar wel goed gearchiveerd zijn’.
Zaakgericht Werken
De discussie over Zaakgericht Werken en hoe dienstverlening te combineren met compliance had veel raakvlakken met de andere vragen. Zaakgericht Werken is een veelgebruikte methode bij lokale overheden om informatie procesmatig te beheren, maar is minder bekend bij de Rijksoverheid. Wel zijn verschillende uitvoeringsorganisaties ermee bezig. Dit riep vragen op over hoe je Zaakgericht Werken moet of kunt toepassen, vooral met betrekking tot de archiveringscomponent. In deze workshop legden de deelnemers snel de verbinding tussen verschillende organisaties om elkaar verder te helpen.
Een middag vol waardevolle interacties
Dit is een korte samenvatting van alles wat in de verschillende groepen is besproken. Lang niet alles is vastgelegd, simpelweg omdat er enorm veel interactie was tussen de deelnemers. Dat is precies wat het Leerhuis met deze themasessie wilde bereiken! We gaan er daarom mee door. Op basis van de evaluatie met de deelnemers passen we enkele punten aan om het leereffect verder te vergroten.
De volgende Themasessie gaat over ‘Nieuwe technologieën in het Informatiebeheer’ en vindt plaats op 26 oktober. De derde themasessie heeft als onderwerp ‘Positionering van Informatiebeheer binnen organisaties’ en zal plaatsvinden op 19 november. Kijk voor meer informatie op onze website!