Collegereeks video 9 De ontwikkeling van de documentatie deel 2

(Het logo van Leerhuis informatie huishouding. Beeldtekst: Ontwikkelen. Leren. Ontmoeten.)
(In beeld verschijnen afbeeldingen van papieren documenten en een bibliotheek vol boeken.)
(Beeldtitel: De ontwikkeling van de documentatie.)
(Ad van Heijst:)

De ontwikkeling van de documentatie, deel 2, zijn we nu aanbeland.
En zo zijn we langzaam maar zeker aangekomen bij deel 2
de ontwikkeling van de documentatie
waarin we het gaan hebben over de periode vanaf de jaren 50,
die we allemaal goed kunnen overzien.
Maarten van Rossem zal blij zijn als we ons op die periode gaan richten.
De laatste 200 jaar geschiedenis is wel genoeg om aan de jeugd te leren.
En tot het moment waarop we nu staan,
wanneer we het hebben over de ontwikkeling van DNA-profielen
en de ontwikkeling op glasplaten.
Wil je over de ontwikkeling van de documentatie een mooi boek lezen,
dan is daar een boek van Irene Vallejo voor, en dat heet 'Papyrus'.
Het gaat echt over de ontwikkeling, zoals de bibliotheken,
de boekenwetenschap zichzelf heeft ontwikkeld vanaf Mesopotamië.
Het is werkelijk een fantastisch boek om te lezen en om een beeld te krijgen
van hoe zit die ontwikkeling in elkaar.
We bekijken de ontwikkeling van de informatiehuishouding van 1950 tot nu.
En dat betekent dat we op dat moment al zitten in een kantooromgeving
na de Tweede Wereldoorlog, waar zich bepaalde problemen voordoen
doordat er nieuwe technieken komen om informatie te vermenigvuldigen.
Als je kijkt naar de jaren 20 en 30, de opkomst van de schrijfmachine
de eerste schrijfmachines die gebruikt worden in organisaties,
de opkomst daarna van het reproduceren, de stenciltechniek,
wat eigenlijk een heel, ja, omslachtig procedé was
om kopieën te maken van documenten.
De cyclostyle, wat ook weer zo'n apparaat was waar eigenlijk
een document werd gemaakt
met carbonpapier wat ondersteboven werd gelegd,
dus je schreef op een bepaald vel papier
en aan de achterkant kwam dan door het carbonpapier een laag te liggen.
Dat spande je op een roller, een cilinder,
en dan ging je een aantal keren die brief kopiëren.
Dus vrij omslachtige manieren waarvan je ziet dat die sinds 1950
meer in organisaties gebruikt gaan worden. En je ziet dan ook
dat organisaties zichzelf daarop gaan aanpassen.
In 1950 wordt er een Koninklijk Besluit genomen, het K425,
waarbij wordt gezegd dat de overheid
ingekomen, verzonden, interne stukken moet inschrijven in een centraal register.
En om dat register zo handig mogelijk te maken
heeft er iemand bedacht dat dat zou kunnen in de vorm van fiches.
Je hebt een moederblad waar alle informatie op staat,
je hebt carbonpapier wat tussen de verschillende lagen ligt
van de fiches, je ziet hier geel, blauw en roze fiches,
je typte op het moederblad en je kreeg de fiches
die je weer kon afscheuren en in bepaalde kaartenbakjes wegzetten.
De opberging van de stukken gebeurde op dat moment veelal
in numerieke volgorde op de manier waarop ze binnenkwamen.
Je ziet dan ook dat de werkplekken redelijk overzichtelijk zijn.
Mensen hebben hun documenten bij zich en de werkarchieven
waren zichtbaar, want die zaten in een lade in het bureau,
of men had een ladekast staan als meerdere mensen 'm gebruikten,
of er was een centraal archief.
De plek waar informatie werd verwerkt, dat was een centrale typekamer.
Medewerkers hadden gezien de kosten niet allemaal een eigen schrijfmachine,
dus brieven werden uitgeschreven, gingen dan naar de centrale typekamer
waar ze werden uitgetikt in het net met behulp van een schrijfmachine.
En daar zaten dus mensen echt de hele dag te typen
uitgezonderd de pauzes die ze namen om even bij te praten
en bij te komen van de werkzaamheden.
Er was één plek waar de informatie werd verwerkt, de centrale typekamer.
Even uitgaand van het principe dat je de informatie centraal wil beheren,
dan zeg je: alles wat van die typekamer komt, dan moet één exemplaar
en meestal was dat het beste exemplaar,
dat moet opgeslagen worden in het archief op de archiefafdeling.
En zo ging dat dan ook.
De informatie werd dezelfde dag opgeborgen in de dossiers.
Zo bleven ze ook actueel. Er was gespecialiseerd personeel voor.
de documentaire informatieverzorgers of de secretariaatsmedewerker,
en dat papier, die dossiers, die werden dus iedere dag bijgewerkt.
Die documenten stonden op de werkplek. Als een dossier afgehandeld was,
werd het van de werkplek overgebracht naar een semi-statisch archief
waar we de documenten wat verder van de werkplek hadden staan,
dus het kon wat langer duren voordat je de documenten terug kon krijgen.
Waarom leg ik dit nu uit? Omdat in de situatie waar we nu naartoe gaan
de discussie is van: welke informatie hoort er in een organisatie
bij de 'hot storage', de informatie die we dagelijks nodig hebben
en binnen een nanoseconde moeten hebben om te raadplegen.
En welke informatie mag iets langer duren voordat we die krijgen?
En welke informatie kunnen we in een 'cold storage' plaatsen,
dus in een statische ruimte
waar het wat langer mag duren voordat we 'm opvragen.
Als we praten over archiefmateriaal, zullen we zien dat veel materiaal
wat we nu maken, dat dat niet is 'write once, read many times',
maar dat het is 'write once, read maybe',
of misschien zelfs 'write once, read never'.
Dus materiaal wat niet zo vaak gebruikt wordt, plaats je in een statisch archief.
In 1970 zie je dat dat registreren wat handmatig gebeurt,
er komen steeds meer documenten bij organisaties
die geregistreerd moeten worden, dus daar moet men iets voor verzinnen.
En dan zie je een fotokopieermethode opkomen.
Het CBS heeft bijvoorbeeld jarenlang,
tot de jaren 90 hebben ze dat systeem toegepast,
een fotokopieermethode gehad waarbij ze de brieven die binnenkwamen
het voorblad kopieerden, dat werd of op A4-formaat gekopieerd
of men maakte meerdere kleine kopieën en sneed die dan weer van elkaar,
en die kopieën die werden dan op volgnummer weggezet
en op naam en adres van degene die de brief gestuurd had.
En dan kon je altijd gemakkelijk de brieven terugvinden
als er vraag naar was en de brief was nog in behandeling.
Dat was op dat moment nog wel zo, een brief komt binnen,
er werden geen microfiches/microfilm van gemaakt, of geen kopieën,
tenminste in de meeste organisaties gebeurde dat niet.
De brief ging naar de afdeling om daar te worden afgehandeld,
en er werd voortgangsadministratie gehouden
of dat die afhandeling wel gebeurde
of dat de brief terugkwam bij het archief om daar opgeborgen te worden.
Dan zie je in 1980 de computer komen en dan beginnen organisaties ook
documenten te registreren in de computer. Eerst in een database,
naam-, adres-, woonplaatsgegevens, onderwerp van de brief,
naar welke afdeling is hij toe gegaan,
wanneer is hij weer terug ontvangen of opgeborgen.
Dat soort gegevens werd in tabelvorm bijgehouden.
Maar het fysieke document ging toen nog steeds de organisatie in.
Dus voorblad voor de rappellering
zie je dat dat via die fotokopieermethode gemaakt werd,
en dat betekende dat als een brief terugkwam bij de archiefdienst
dan werd dat voorblad uit de rappellering gehaald,
dan had je altijd actueel overzicht van alles wat in behandeling was,
en na afhandeling vond de dossiervorming plaats.
In 1970 zie je dus de opkomst van de kopieermachine, in 1980 van de PC,
en je ziet op dat moment dat de te beheren informatie
dat die 100 procent,
heel die bal die je daar ziet staan, die cirkel,
zou lichtblauw gekleurd moeten zijn.
Maar je ziet dat er langzaamaan een beweging begint te ontstaan
en dat is bij ministeries, maar ook bij lokale overheden zo,
waarin de documenten bij de medewerker op de afdeling blijven
of in een ander bestand terechtkomen, maar niet meer in dat centrale archief
wat eigenlijk door de centrale typekamer geregisseerd werd.
Alles wat in de typekamer kwam, kwam in het centrale archief.
Als je die typekamer niet meer gebruikt
en je hebt een handschrijfmachine en gaat zelf documenten versturen
of je hebt een laptop, een PC, en je kunt zelf die brieven versturen,
dan komt het niet meer op die centrale typekamer, dus je ziet
dat de beheerde informatie minder wordt, ook omdat de DIV-afdelingen,
de documentaire informatieverzorgers,
dachten: alles wat wij niet in ons archief krijgen, dat hoeven we niet te beheren.
Er was erg weinig contact met afdelingen om daar de dossiers op te halen
die al uitbehandeld waren. Alles hoorde in het archief te zijn
en wat niet in het archief zit, hoeven we niet bij te houden.
Dan zie je dat in 1990 ongeveer, want het is allemaal maar ongeveer,
dat daar de registratie centraal en decentraal in de computer plaatsvindt,
maar dat documenten ook worden gescand en bewaard worden
als fotokopie of als scan in de organisatie.
Vaak zie je dat documenten nog steeds de organisatie ingaan
om daar behandeld te worden, om in commissies behandeld te worden,
om aan bestuur voorgelegd te worden, dat soort activiteiten.
Na afhandeling zie je dan dat er dossiervorming plaatsvindt
of de dossiervorming vindt plaats op de werkvloer.
In 1990 zie je ook 'client server' komen,
waarbij steeds meer wordt gedaan via de verschillende serviceafdelingen,
diensten, bedrijven of onderdelen van bedrijven die experimenteren zelfs
met eigen logo's. De een doet dat wat meer dan de ander,
maar het is heel moeilijk om die wildgroei tegen te gaan.
En je ziet dat de beheerde informatie,
waar we zicht op willen hebben en waar we mee willen werken,
dat die beheerde informatie eigenlijk steeds kleiner wordt.
Er is steeds meer informatie in de organisatie die bij anderen zit
en waar we geen beheer op hebben vanuit centraal niveau.
Je ziet dan ook dat in 1998 Kees Koenen en Paul Baak
een boekje schrijven, 'Het geheugen als actieve kracht',
en dat vanuit dat idee,
we zouden toch die hele informatievoorziening
die losgeslagen is, losgekomen is van de hele werkprocessen,
weer terug in het werkproces moeten brengen.
We moeten weer naar het werkproces als basis voor de archivering,
die moet je meteen daarin meenemen.
Ideeën die je op dit moment ook hoort van het Nationale Archief,
we moeten naar 'archiving by design'.
Als we een nieuw werkproces starten, moeten we gaan nadenken
hoe dat we de informatie in dat werkproces opslaan.
Hoe we de archivering regelen. Welke metadata hebben we nodig?
Hoelang moet de informatie bewaard worden? Daarover moet je al nadenken
als je het werkproces bedenkt.
En nu zitten we met systemen waarin we niet eens metadata kunnen vernietigen,
want daar was nooit behoefte aan,
het was altijd belangrijk om steeds meer informatie in die systemen te stoppen.
In 2000 zie je dat de hybride archieven beginnen te ontstaan.
Want als we 'n papieren archief hebben en daarnaast de mogelijkheid
om een digitaal archief op te zetten hoe ga je dan die overgang regelen?
Je moet een besluit nemen als organisatie, een vervangingsbesluit:
Alle informatie die we nu in papieren vorm binnenkrijgen, die scannen we
en dan behandelen we het alsof het een origineel papieren document is.
De papieren documenten vernietigen we na scanning en na controle,
het vierogenprincipe, zoals dat heet.
En dan zie je dat organisaties beginnen met documenten te scannen.
Nou gebeurt dat niet overal even precies.
Dus je ziet dat er DIV-afdelingen zijn die zeggen: o, hier zit toch wel...
Hier is een grote bijlage, we scannen alleen maar de brief,
de bijlage doen we niet en sturen het geheel de organisatie in.
Je ziet ook dat er numerieke series ontstaan. Materiaal wat gescand is
en dus digitaal gemaakt is, maar er wordt geen vervangingsbesluit genomen,
en dat wordt dan in papieren vorm op volgnummer opgeslagen.
In veel organisaties kom je deze numerieke series nog tegen vanaf 2000
en het probleem is dat als je dus je scanning niet van tevoren
goed geregeld hebt, dat de scans die je hebt onbetrouwbaar zijn.
En dat het kan zijn dat je hiaten krijgt in je archief
en dat je die hiaten nog moet gaan opvullen door papieren documenten
te halen uit je numerieke serie.
En dat is een ontzettend omvangrijk, omslachtig werk
wat heel veel tijd, dus geld kost. En dat willen we eigenlijk niet.
We willen naar een systeem waarin we de informatie
snel, eenvoudig, goedkoop kunnen behandelen.
En duurzaam uiteraard, maar daar kom ik straks op.
Je ziet in 2010 dat steeds meer zaken worden geregistreerd in de computer.
Het zogenaamde 'zaakgericht werken' komt op.
Wanneer een document binnenkomt en er is aanleiding voor een organisatie
om actie te ondernemen, dan wordt dan de zaak gestart.
Het kan ook dat een ambtenaar constateert dat er iets mis is
of dat er iets goed gaat, en die schrijft een memo, en dat is de aanleiding.
Maar er is altijd trigger/aanleiding voor de zaak
waar documenten uit voortkomen,
adviezen van andere afdelingen of instanties bijvoorbeeld,
en als je dat vanaf het begin bundelt,
dan ben je eigenlijk bezig met dossiervorming vanaf dag één.
Dan is je dossier altijd compleet.
Dat was het idee wat zat achter het zaakgericht werken.
En dat betekent dat je je documenten,
ja, je moet één dossier hebben waarin alle informatie zit,
dus wat doe je? Alles wat je krijgt, in papieren vorm, ga je scannen,
en ook opnemen in dat digitale dossier.
Papier wordt dus vervangen, digitaal gedistribueerd,
en het wordt opgeslagen, in eerste instantie dus in die numerieke reeksen
en in de digitale archiefopslag.
En eigenlijk had je op dat moment een besluit moeten nemen,
veel organisaties hebben dat gedaan, maar andere niet,
om de digitale informatie in de plaats te stellen van de papieren informatie.
En die organisaties die dat niet gedaan hebben,
zijn de organisaties waar nu de grote problemen zich voordoen.
Kan ik een retrospectief vervangingsbesluit nemen?
Dat ik zeg: dit is de manier waarop ik nu werk.
Ik ben op deze manier gaan werken op datum X,
ik noem maar wat, januari 2010.
Mag ik ervan uitgaan dat alle scans
die ik vanaf dat moment gemaakt heb, dat die ook kloppen?
Wat daarbij helpt, is dat 80-90% van alles wat je als overheid vervaardigt,
op termijn voor vernietiging in aanmerking komt.
Dus je zou kunnen zeggen: als ik maar in ieder geval
die blijvend te bewaren documenten goed terugvindbaar heb gemaakt,
en als ik die met de nodige zorg omgeef,
dan ben ik al een heel eind in het geheel van m'n goede informatiehuishouding.
Het nieuwe paradigma is:
Alle informatie toegankelijk op elk moment, op elk mogelijk device,
voor wie daartoe recht heeft,
die rechten heeft op toegang tot de informatie,
zonder tussenkomst van een intermediair.
Dat is waar we naartoe werken. Dit is het uitgangspunt
van hoe dat we met informatie willen omgaan.
Je wil die informatie op het moment dat je 'm nodig hebt
op je telefoon kunnen raadplegen of op je tablet of op je werkplek,
waar dan ook, als je de rechten hebt om ze inderdaad te bekijken.
Dan zie je dat in 1996 begint e-mail te komen bij organisaties.
In eerste instantie zeggen organisaties:
Dit is ons e-mailpakket waar we mee werken.
Maar je ziet al snel dat mensen ook hun eigen toepassingen gaan creëren,
waardoor je allerlei verschillende gegevens van e-mail hebt
in verschillende applicaties.
En dat betekent dat de dossiers steeds onvollediger worden.
De e-mail zit in de e-mailapplicatie.
Als het vakinformatie is, dan zit die in de vakapplicatie.
We hebben een documentmanagementsysteem.
Alles wat via DIV passeert, wordt in het DMS opgeslagen.
En zo zie je dat er dus steeds minder beheer is,
een steeds zwakkere positie voor de documentaire informatieverzorger
om te zorgen voor een volledig georganiseerde informatiehuishouding.
Want wie is er nu verantwoordelijk voor de procesapplicatie
die ik in een organisatie gebruik?
Je zou daar een centrale afdeling voor moeten hebben.
Dat zouden mensen moeten zijn met verstand van zaken.
Hoe moet deze informatie toegankelijk gemaakt worden?
Op welk moment is hij niet meer nodig en hoe haal ik 'm dan uit het systeem?
waar hij tot dan toe in opgeslagen is?
Er is dus steeds minder beheerde informatie
en DIV-afdelingen zeggen rond die periode:
Alles wat we niet kunnen beheren, dat beheren we ook niet.
Dan moeten we later maar zien hoe we dat oplossen.
En de problemen die dat heeft opgeleverd,
die merken we nog iedere dag.
Je ziet dan dat we in 2021, nu, weer anders met informatie omgaan.
Je ziet dat mensen veel meer gericht zijn op het gebruik van apps.
Als het geen app is, bestaat het niet, zeg ik wel eens.
Als je praat over een bepaalde organisatie of een bepaalde zaak
of afwikkeling van zaken, dan zie je dat heel veel mensen geneigd zijn
om te kijken naar de website: oké, kan ik hier vanaf deze website
mijn vraag indienen, kan ik hier mijn formulier invullen
en kan ik er vanaf dat moment van op aan dat de overheid
ook zorgt voor een goede afwikkeling?
Op dat moment zie je dus dat er weer meer beheer begint te ontstaan.
Het is als het gat in de ozonlaag.
Wanneer het het ergste is, dan komt er aandacht voor
en dan begint dat gat zichzelf weer te dichten. Dat ga je hier ook krijgen.
En dat brengt ons eigenlijk in het nu,
waar we te maken hebben met verschillende manieren van werken.
Er zijn organisaties die werken echt zaakgericht.
Dat betekent dat je het werkproces neemt
en binnen het werkproces, wat je standaardiseert,
ga je steeds verschillende zaken onderscheiden.
Bijvoorbeeld, als je bij het Commissariaat voor de Media werkt,
dan heb je aanvragen om een zendmachtiging.
Dat proces van afwikkeling van die aanvraag kun je standaardiseren.
Daar kun je dus van tevoren al een dossierstructuur voor bedenken.
Je kunt daar de formulieren ook al bij bedenken die nodig zijn.
En op die manier maak je het systeem of de verwerking van de aanvraag
zo geautomatiseerd mogelijk.
Procesgericht werken, maar ook projectgericht werken.
Steeds meer organisaties zie je ervoor kiezen
om niet een DMS of een zaaksysteem te gebruiken,
maar om te werken met projecten.
Die gaan we ook inrichten op een bepaalde standaard manier.
En als we dat gedaan hebben, is dit onze manier van werken.
Technische afdelingen werken bijna allemaal projectgericht.
Zaakgericht werken is uitstekend toepasbaar voor repeterende zaken.
Je hebt een werkproces wat meerdere malen per jaar
doorlopen wordt, dan kun je daar een workflow voor ontwikkelen,
waarbij wanneer een aanvraag binnenkomt,
die aanvraag eigenlijk als het ware wordt vastgelegd,
en op dat moment gaat hij naar afdeling A,
die controleert of alle documenten aanwezig zijn.
Is dat zo, dan hoort de betrokkene: 'Uw aanvraag is in behandeling.
Dan en dan denken we deze afgehandeld te hebben.'
En op dat moment gaat ook de brief weer verder de organisatie in.
Het dossier gaat verder de organisatie in.
En elke adviserende instantie of iedereen die iets moet vinden
van deze zaak, voegt de documenten die daarbij horen, daaraan toe.
En dit hoort de basis te zijn van het werken van de overheid.
Het hoort niet zo te zijn dat we zeggen: E-mail zit in de e-mailboxen.
En als we het hebben over besluiten,
dan maken we een map en daar zitten alle besluiten in.
We hebben nog contracten, dat zetten we in het contractensysteem.
Nee, eigenlijk gaat het erom bij de overheid dat je zegt:
Wat zijn de zaken waar wij mee te maken hebben
en hoe kunnen we die zo goed mogelijk organiseren?
Dus je kijkt naar de informatiestromen die de organisatie binnenkomen,
de zaken, de facturen, de zorg voor het personeel,
al die informatiestromen die ga je kanaliseren
en daar ga je workflows voor bouwen.
Dat betekent dat je series krijgt van repeterende zaken,
waarbij je ook gemakkelijk kunt zeggen: oké, ik heb hier de vergunningen
van het jaar 2020, die moeten volgens de selectielijst
vijf jaar bewaard worden, dan zet ik nu die vergunningen over
naar een ander bestand, waar ik ze in 2026 vernietig.
Of ik laat ze nog in de applicatie zitten,
maar ik geef ze alvast de aanduiding dat ik ze in 2026 kan vernietigen.
Dus series vormen van repeterende zaken, en wat je nodig hebt
in het heden, dat is dat je een basisstructuur maakt,
dat je werkt met 'single points of truth'.
Het gaat er eigenlijk om: je hebt een applicatie,
bijvoorbeeld, je financieel beheer daar heb je 'n financieel pakket voor.
Dan spreek je met een afdeling af hoe dat pakket gebruikt gaat worden.
Welke informatie slaan we in dit pakket op?
Hoelang moet de informatie in dat pakket blijven?
We gaan niet met een eigen schijf werken,
nee, we spreken af dat alle informatie in dit pakket wordt gebruikt.
Hebben we vergunningen?
Idem dito. We hebben een vergunningensysteem.
Een vergunning doorloopt dit proces, dit zijn de stappen die we doorlopen,
dit zijn de documenten die we moeten bewaren, na verloop van tijd
dan kunnen deze documenten uit het dossier vervallen
en blijft deze informatie over die blijvend wordt bewaard.
Dus we moeten een basisstructuur maken
van de verschillende systemen in de organisatie.
Welke informatie bevindt zich daarin? Wie gebruikt deze informatie?
Hoelang moet hij bewaard worden en wanneer wordt hij vernietigd?
Gebeurt dat in de applicatie zelf of buiten de applicatie
door de informatie over te zetten naar een ander medium?
Daarvoor heb je een informatieatlas nodig.
Een informatieatlas die aangeeft welke systemen je in de organisatie hebt
en welke informatie zich in die systemen bevindt, wie er rechten toe hebben,
het verhaal wat ik zojuist verteld heb.
Dat wordt een documentair structuurplan of een informatiebeheerplan genoemd.
Ministeries hebben er eigen namen voor.
Binnen de lokale overheid is documentair structuurplan
standaard geworden, maar in zo'n documentair structuurplan
waar je dus een opsomming hebt van alle werkprocessen die je uitvoert,
wie verantwoordelijk is voor het werkproces, de proceseigenaar,
welke informatiebestanden uit de werkprocessen voortvloeien,
met welke software je de informatieprocessen maakt,
dus waar bevindt de informatie zich in,
op welke wet- en regelgeving het werkproces is gebaseerd,
kun je ook andere informatie vastleggen die je voor dat werkproces nodig hebt.
Bijvoorbeeld, spelen hier AVG- of privacyaspecten?
Zitten er statistische beslissingen in die vallen onder de categorie algoritmen?
Dat betekent dat als je zo'n documentair structuurplan
of een informatiestructuurplan of een informatie-atlas maakt,
dat je dan echt een algoritme...
dat je dan echt een overzicht krijgt voor de totale organisatie
van alle aspecten waar de informatie mee te maken heeft.
Dat betekent dat je afdeling die dat register bijhoudt, dat die ook...
die dat informatieplan bijhoudt, dat die ook een totaaloverzicht heeft
van wat zit er in die totale organisatie aan gegevens?
En dat jij dus kunt zeggen: We gaan jaarlijks naar onze klanten toe,
we gaan kijken of de situatie zoals we ooit hebben afgesproken,
jij gebruikt dat systeem en dat doe je op die manier,
doe je dat nog steeds op die manier?
Dat je voeling houdt met de manier waarop een organisatie werkt.
Dat betekent dat je dus met een aantal mensen gaat samenwerken.
Je hebt de proceseigenaar,
die misschien gaandeweg veranderingen in het proces aanbrengt,
omdat het eenvoudiger is om op die manier te werken.
Je hebt de dossierbeheerder, die de informatie coacht,
die met de proceseigenaar in gesprek gaat over: als het proces verandert,
wat voor consequenties heeft dat dan voor je verantwoording,
maar ook voor de documenten?
En waar mogelijk kunnen we dit (semi-)automatisch verwerken,
zodat er zo weinig mogelijk activiteiten uitgevoerd hoeven te worden.
En wat is dan de kracht van kantoorautomatisering
die daar weer bij komt kijken?
Dus gaat zaakgericht werken op de schop? Het is een vraag.
Ik denk het niet, dan geef ik meteen het antwoord,
omdat je juist in organisaties
wanneer je het principe van zaakgericht werken toepast,
zoveel handigheid kunt hebben in het structureren van het werkproces.
En als je dat hebt, is er nog één ding.
Wanneer ik alle werkprocessen
op het gebied van het personeelsbeheer bij elkaar heb,
ja, dan heb ik nog niet dat dossier van meneer X of mevrouw X.
Mevrouw Y, sorry. Dat betekent dan dat ik toch
via mijn metadata die koppeling moet kunnen maken
om alle gegevens van meneer X of mevrouw Y tevoorschijn te halen.
En dat is de kunst van het vakgebied.
Als ik al deze boeken bekijk die hier liggen, dan zie je dat
er steeds een rode draad loopt door de activiteiten
die wij vanuit de documentaire informatievoorziening uitvoeren.
Het ene dat is het toegankelijk maken en houden van gegevens.
En het tweede is zorgen dat informatie die voor vernietiging in aanmerking komt
ook werkelijk weg kan. Dus dat we zo weinig mogelijk informatie overhouden,
gewoon volgens de selectielijsten zoals die officieel zijn vastgesteld,
maar zeker niet meer, tenzij er speciale omstandigheden zijn
en dan maken we via de hotspotregeling daar een uitzondering voor.
Een informatiehuishouding is dus groter dan gedacht.
We moeten als informatiecoach of -professional,
en er zijn er heel wat nieuwe bij gekomen dit jaar,
wel duizend in 2022,
daar is bij de Rijksoverheid heel hard aan gewerkt,
maar dat betekent dat je als informatieprofessional
jezelf niet alleen moet bezighouden met dat zaaksysteem, met het DMS,
je moet ook niet bezig zijn met te zorgen
dat alle informatie in je DMS of je zaaksysteem wordt opgeslagen,
waar je veel meer de nadruk op kunt leggen, naar mijn smaak,
dat is dat je kijkt: hoe zit mijn informatiehuishouding in elkaar?
Welke systemen worden er gebruikt door wie?
Als het zo is dat we werkschijven of SharePoint gebruiken,
hoe kunnen we dan dat gebruik verbeteren?
Laten we daar eens mee beginnen, met dit te verbeteren,
voordat we allerlei nieuwe systemen weer binnenrollen
met het risico dat het proces vertraagd wordt, omdat het te lang duurt
of omdat het systeem toch niet doet wat we precies gewenst hadden.
Dus die informatieprofessional gaat zichzelf bezighouden
met alle systemen die in een organisatie gebruikt worden.
Dat er gekeken wordt naar hoe moeten systemen koppelen
met welke databases die we hebben
of die we kunnen aanschaffen van buitenaf.
Dat we ons bezighouden vooral, want daar zit de crux bij alle werkzaamheden,
met alle mensen die de informatie gebruiken,
en proberen om hen zo goed mogelijk te helpen in hun problemen
die ze hebben met de opslag, maar ook vooral het terugzoeken van informatie.
En dat we alle bestanden die worden bijgehouden, dat we al die bestanden
weten te lokaliseren. Waar zitten ze, wie maken er gebruik van,
wanneer zijn ze niet meer nodig, zijn er speciale aspecten
die we in de gaten moeten houden bij de toegankelijkheid.
En dan de records manager.
Je ziet hier het boek liggen, dit is 'm: 'Records management voor dummies.'
Op een gegeven moment is in Nederland de term 'records manager'
die heeft opgeld gekregen.
En dan zie je dat er gedacht wordt aan iemand die zich bezighoudt
juist met de techniek van de opslag van informatie.
Die records manager is eigenlijk bezig met het kijken welke documenten
belangrijk zijn in de verantwoording.
En dat doe je dus door met je klanten te praten.
Wat hoort er eigenlijk in het dossier of in het werkproces te zitten
wat jij onder handen hebt? Welke documenten zijn daar cruciaal in?
En hoe kunnen we zorgen dat de dossiers op orde zijn
en dat die dossiers op tijd worden afgesloten
en na afsluiting worden behandeld zoals nodig is voor dat dossier?
Dat is de vraag waar de records manager voor staat.
Kijk je in zo'n boek wat gebaseerd is op Angelsaksische ideeën,
dan zie je dat die records manager heel sterk bezig is
met verklaren dat een bepaald document belangrijk is.
'To declare a document', heet dat.
Dus je zegt: dit document is een record. En een record dat gaan we beheren
en daar gaan we de nodige zorg aan besteden.
Nou, dat in een werkproces alle informatie hoort die belangrijk is
ik denk dat dat wel duidelijk is.
Ook de e-mail, waarvan nu via de Capstone-methodiek wordt gezegd:
hé, we moeten e-mail bewaren, tien jaar,
tenzij het een sleutelfiguur betreft, dan moeten we de informatie
eeuwig bewaren en overdragen aan het Nationaal Archief.
Digitale documenthuishouding of informatiehuishouding dient
aan te sluiten op de werkprocessen.
Belangrijkste doelstellingen zijn dus: efficiënter hergebruik van informatie,
en dan gaat het om het document wat je nodig hebt
of bepaalde gegevens die je nodig hebt,
want ook databases vormen archiefbescheiden.
Meer transparantie in de werkwijze.
Dat je als burger kunt zien: hoe werkt die overheid nou eigenlijk?
En ook als bestuurder en als ambtenaar
goed je stukken kunt terugvinden en helder hebt hoe werkprocessen lopen.
En de basis leveren voor digitale dienstverlening aan de burger.
Kijken we naar de informatieprofessional anno nu,
dan zie je dat waar we het hebben over 'information governance'
de manier waarop we in een organisatie zorgen
dat informatie bijdraagt aan een goed en verantwoord bestuur,
dat information governance eerst het groene gedeelte was
wat je hier in deze schijf ziet, het records & information management,
waar we bezig waren met de bewaring van stukken,
het maken van dossiers, het vernietigen van stukken,
dat daar een heleboel elementen bij zijn gekomen. Bijv. de eDiscovery,
door de grote massa aan documenten en data die we opslaan
dat het mogelijk is om te kijken: kunnen wij andere gegevens ontlenen
aan de gegevens die wij hebben vastgelegd? Kunnen we daar
misschien nieuwe kennis uit halen?
We zien die 'data analytics', hoe gaan wij om met informatie?
Wie gebruikt wat? Wat wordt weinig of veel gebruikt?
Wat weinig wordt gebruikt, kan dat in de 'cold storage' gezet?
Je ziet dat 'security' een heel belangrijke rol aan het spelen is.
Daar kun je een interessant dossier over lezen
van de Universiteit van Maastricht.
Die zijn twee jaar geleden gehackt.
Hebben daar nogal wat bitcoins aan moeten betalen, 200.000 euro geloof ik.
Maar die hebben alles wat er in die periode is gebeurd,
hebben ze op de website gezet van: welke stappen moet je ondernemen?
Hoe kun je dit voorkomen en hoe moet je handelen als je gehackt wordt?
Welke activiteiten hebben wij daarop ondernomen?
Je ziet dat de 'risk & compliance',
het verantwoorden waarom je bepaalde dingen doet,
het voldoen aan wettelijke voorschriften, risicoanalyses maken van:
welke documenten hou wel in storage, welke documenten niet,
en hoe lang moet dat dan zijn, en de privacyaspecten.
Dat die allemaal bij gekomen zijn in dat hele vakgebied
van de informatiebeheerder, dat betekent dat het vakgebied
voor wie dat leuk vindt razend interessant is geworden.
Dit zijn echt aspecten waar je met diverse disciplines
in een organisatie gaat overleggen
hoe kunnen wij zorgen dat we zo weinig mogelijk risico lopen,
en waar je als informatieprofessional een heel belangrijke rol kunt spelen.
Maar met die information governance hebben we op dit moment te maken.
Het zorgen dat de organisatie een goede informatiehuishouding krijgt
en zonder goede informatiehuishouding, ik spreek het Jacqueline Rutjes na,
zonder goede informatiehuishouding heb je geen goede informatievoorziening.
Dat kan niet. We krijgen steeds meer informatie,
steeds meer vraagstukken dus ook: Privacy en gegevensbescherming.
Informatieveiligheid, ethiek, openbaarheid,
duurzame toegankelijkheid, beschikbaarheid
en heel belangrijk in een organisatie, het informatiebewustzijn.
En dan zie je dat Open op Orde begonnen is een aantal jaren geleden.
En dat betekent dat we, ja, eigenlijk eens terugkijken naar
wat is er gebeurd sinds de jaren 50.
Dan zien we dat bij het intreden van het digitale tijdperk rond 2000,
1995-2000 zo'n beetje,
de ondersteunende functies op het gebied van informatiebeheer
daarvan was het idee dat die zouden verdwijnen. Je ziet het in het rapport
'Het geheugen als actieve kracht' van Koenen en Baak als een voordeel
van de digitalisering genoemd worden.
Je hebt minder informatieprofessionals nodig, wordt daar ook gezegd.
Geautomatiseerde systemen zouden voldoende garantie bieden
voor het beheer van informatie.
En informatiebeheer zou belegd worden bij de individuele ambtenaren.
Je ziet dat we hier toch echt wel van terugkomen, dat we zeggen:
we raken toch heel veel kennis op dit moment kwijt,
de expertise van het informatiebeheer loopt sterk terug
doordat professionals afscheid genomen hebben van het vakgebied
en er eigenlijk niemand voor is teruggekomen,
en de beleidsambtenaar het zo druk heeft
dat wanneer een dossier is afgehandeld,
hij of zij meteen begint aan het nieuwe dossier of project,
en datgene wat afgehandeld is, laat liggen.
En dat moet wel opgepakt worden om te zorgen dat we ons als overheid
goed kunnen blijven verantwoorden.
Dat betekent dat er een oproep is om de verschillende specialisaties
terug te brengen dichtbij het primaire proces,
maar dat individuele ambtenaren wel verantwoordelijk blijven
voor de eigen informatiehuishouding.
Het Future Lab-rapport van 2021, ik heb er al vaker reclame voor gemaakt.
Dat rapport, als je geïnteresseerd bent in het informatiebedrijf,
in de informatie-ontwikkeling, dan moet je dat echt wel lezen.
Maar dan zie je dat eigenlijk gedacht wordt: hoe ziet nou die wereld
van de informatieprofessional eruit
in relatie tot de informatie die we in 2030 zullen hebben?
En daar worden een aantal hele aardige denkrichtingen gegeven
over hoe die informatiehuishouding zich zou moeten ontwikkelen.
Dat er een dataminimalist moet zijn
die mensen eigenlijk helpt bij het afkicken van informatie,
het steeds maar op je telefoon kijken van: is er nog geen probleem?
De FOMO, fear of missing out. Dat soort zaken.
Maar ook gewoon dataminimalist om te zorgen
dat we zo weinig mogelijk informatie-risico lopen.
Dus dat alles wat niet meer nodig is in de uitvoering van het werkproces,
dat dat vernietigd wordt conform de richtlijnen die daarvoor zijn.
Dus alles natuurlijk op basis van de wettelijke voorschriften
die we daarvoor in ruime mate aanwezig hebben.
En hoe ziet die informatieprofessional van de toekomst er nou uit in 2030?
Wat je op dit moment ziet is dat organisaties functionarissen
aanstellen die informatiecoach heten, al kan dat ook informatieadviseur zijn.
die intern in de organisatie op pad gaan
om het informatiegebruik in kaart te brengen en verder te faciliteren.
Ik leid per jaar toch wel een paar honderd mensen op.
Een van de dingen die ik mensen steeds op het hart druk,
is: ga in een organisatie praten met je klanten
en ga eens vragen hoe dat je hun kunt helpen.
Stel als eerste de vraag: ik ben informatieprofessional,
ik kan je helpen met je problemen op het gebied van de informatievoorziening,
op welke manier kan ik je helpen bij het beheer van informatie?
En je krijgt dan interessante gesprekken in de organisatie
waarbij eigenlijk het idee
wat door het RDDI naar voren is gebracht,
we doen het omdat jouw werk zo belangrijk is,
dat je op basis van die uitgangspunten met mensen in gesprek gaat.
Omdat jouw werk zo belangrijk is, willen wij het goed beheren,
zorgen dat het terugvindbaar is
en dat je zelf zo weinig mogelijk tijd kwijt bent met administratie.
Want dat is het probleem wat ik het meest hoor in organisaties
als ik daar ben en vraag: wat kost je nou het meeste tijd?
Dan is het meestal het tijdschrijven, het zoeken naar informatie
en de administratieve afwikkeling
waaraan met name technische mensen vaak een broertje dood hebben.
Begeleidt/traint medewerkers in het gebruik van informatiesystemen.
Zoekt naar pragmatische oplossingen, dus zo praktisch mogelijk werken.
Als mensen op 'n gemeenschappelijke schijf werken
en het ziet er picobello uit, waarom moet je ze dan verplichten
om toch dat zaaksysteem te gebruiken?
Waarom zeg je niet: oké, jullie werken zo, dat leggen we vast,
ik leg dat vast in de informatie-atlas of in het documentair structuurplan,
en vanuit dat documentair structuurplan komen wij regelmatig bij je langs
om te kijken of je het werkproces nog op die manier uitvoert.
Nou, dat soort zaken, pragmatische oplossingen
om mensen zo gemakkelijk mogelijk te helpen
en de bureaucratie zoveel mogelijk terug te dringen.
Bureaucratie is wél nodig voor de dingen waarvoor het nodig is.
Ja, dat is een Cruijffiaanse uitspraak, maar toch, ik doe 'm even.
Legt op toegankelijke wijze de noodzaak voor 'n goede informatiehuishouding uit.
Ik denk dat dat heel goed is, je moet ambassadeur zijn van je eigen werk.
De documentaire informatieverzorger heeft zich te lang bescheiden opgesteld
en gedacht dat hij niet zo heel veel kon bijdragen in de werkprocessen,
maar het is echt heel veel, je kunt mensen heel goed helpen.
Ga morgen maar eens met iemand praten die je klant is
en zeg: hoe kan ik je helpen? Kijken wat eruit komt.
Het speelt ook een rol in het verbinden van mensen, hè.
Als je met mensen praat, leer je wat ze aan informatie nodig hebben
en hoe je daarin kunt voorzien. Je kunt mensen in contact brengen.
Je ziet misschien dat mensen dezelfde werkzaamheden uitvoeren,
maar dat ze van compleet verschillende systemen gebruikmaken.
Is er eentje niet tevreden over het systeem wat hij gebruikt?
Zeg dan eens: goh, heb je daarnaar gekeken?
Kan dat een oplossing zijn?
Dat soort dingen kun je heel leuk jezelf in ontwikkelen.
Nou, bij de overheid zie je dat het belangrijk is
om steeds de context te zoeken en te behouden
waarin bepaalde documenten gebruikt zijn. Dus de overheid
gebruikt steeds meer verschillende communicatie- en informatiesystemen.
Dat betekent dat je ook wat moet doen aan training.
We hebben leuke trainingen gedaan in organisaties,
gewoon over: hoe hou je je dossier bij? Hoe ga je met je Outlook om?
Hoe krijg ik een mailtje heel eenvoudig van Outlook
in de werkmappen waar ik mee werk? Of in het systeem waar ik mee werk?
Waarom maak ik een document niet meteen in m'n zaaksysteem
wat daarvoor geschikt is en waar allerlei gegevens al vastgelegd worden,
in plaats van dat ik dat in Word of een andere tekstverwerker doe?
Dat soort zaken is toch wel belangrijk.
Training moet je niet altijd te zwaar opvatten. Het gaat vaak ook
om hele kleine handigheidjes waar je mensen mee kunt helpen.
Ik heb hier een boekje liggen, even kijken, van Marie Kondo.
Marie Kondo samen met Scott Sonenshein.
'Opgeruimd op het werk', heet het.
Het is leuk om gewoon door te lezen. Hoe ruim ik m'n schijf op?
En hoe ruim ik m'n bureau op? Hoe hou ik m'n werkplek schoon?
Dat soort dingen, dus echt de moeite waard om ook eens door te nemen.
Om eens naar dat soort aspecten te kijken,
want ook daar lopen mensen in vast.
Nou, dan de rol van de ambtenaren. Individuele ambtenaren voelen zich
verantwoordelijk voor hun bijdrage aan goede informatiehuishouding.
Nou, dat is het uitgangspunt zoals het staat in de Gedragsregeling
digitale informatiebeheer, die in september 2021 is uitgekomen,
En om dat te realiseren moet je ervoor zorgen dat ambtenaren
gefaciliteerd worden met alle expertise die daarvoor beschikbaar is
en met gebruiksvriendelijke informatiesystemen.
Daar valt nogal wat op af te dingen, op die gebruiksvriendelijkheid,
maar het is wel wat je wil. We willen met z'n allen
gewoon gemakkelijk met die systemen om kunnen gaan
en dat we onze gegevens daar heel snel in kwijt kunnen.
En waarom lukt het in het bedrijfsleven wel in een relatiebeheersysteem,
waarom lukt het bij een overheid niet in een DMS?
Nou, dat moet toch gewoon kunnen?
Nadenken over wat ambtenaren moeten weten, kunnen en naleven.
Hoe ziet hun gedrag eruit? Wat verwachten we van de ambtenaar?
Dat is iets waar we best eens over kunnen nadenken.
En we moeten bewust zijn van het werken met overheidsinformatie
en de consequenties van openbaarheid.
Dat bewustzijn moeten we ook bij onze medewerkers brengen.
Weet als jij een mail stuurt, die mail wordt minstens 10 jaar bewaard
als je 'm niet binnen 8 weken hebt weggegooid nadat je 'm verstuurd hebt.
Maar dat betekent dus ook dat alle mensen, als jij een sleutelfiguur bent,
en jouw mailbox wordt op den duur openbaar, dat alle mensen
kunnen lezen wat jij van iemand hebt gedacht of gevonden.
Dus let goed op wat jij aan informatie verstuurt
en zorg dat je eigenlijk documenten schrijft
waar je je bij je moeder nooit voor zou schamen, zeggen wij altijd.
Hier heb je zo'n voorbeeld.
Dit is van het programma 'Jouw werk is belangrijker dan je denkt'.
We hadden het er net over. Waarom is jouw werk belangrijk?
Bewaar informatie op de juiste manier. Maar we doen het écht
om te zorgen dat jij jouw rol goed kunt vervullen.
Jouw werk is belangrijk, dus daarom moet het goed worden opgeslagen.
Ik vind het een ijzersterke vondst om op deze manier
naar mensen toe te gaan en inderdaad te zorgen dat ze
zichzelf gaan houden aan bepaalde principes.
En dat is dus heel belangrijk,
dat je steeds dat groepsgedrag ook krijgt,
waarbij je niet mensen hebt die zich uitzondering voelen en zeggen:
Mijn werk is nou net iets belangrijker of net iets anders.
Ik kan niet werken met die systemen die we hebben,
ik moet het op 'n andere manier doen.
Ik noemde 'm al: de Gedragsregeling voor de digitale werkomgeving.
Gemaakt voor alle rijksambtenaren die gebruik maken van de digitale
werkomgeving van de Rijksoverheid. En eigenlijk vind ik zelf
dat met die gedragsregeling wordt aangetoond dat informatievoorziening
serieus genomen moet worden.
Want als je je niet aan de regels houdt, dat staat in de inleiding,
dan kan dat een blijk zijn van disfunctioneren, plichtsverzuim
en van niet-integer gedrag. Nou, dat zijn zware woorden
voor mensen die hun dossier niet op orde houden,
maar het geeft wel aan dat het razend belangrijk is. En dat is het ook.
De toeslagenaffaire heeft aangetoond dat het heel belangrijk is
dat we onze dossiers op orde houden.
Er zijn algemene regels, die worden genoemd in die gedragsregeling.
Het is een 23 bladzijden in totaal, je leest 'm redelijk snel door.
Algemene regels: Open zijn en transparant als organisatie
en zorgen dat informatie vindbaar wordt.
En dat is een belangrijke taak juist voor die informatieprofessional.
We hebben het al een paar keer gehad over hot storage en cold storage.
Dit is een ontwikkeling die op dit moment in gang is
en waar we ook via het Netwerk Digitaal Erfgoed
onderzoek naar aan het uitvoeren zijn,
waarbij we kijken: welke informatie is er nou eigenlijk van wezenlijk belang?
Wat is de cruciale informatie die altijd aanwezig moet zijn
op mijn netvlies of die ik bij de hand moet hebben?
Waar ik altijd binnen een seconde bij moet zijn.
Op dit moment zit heel veel informatie in die hot data.
En dat betekent dat al die datacenters die we hebben op dit moment draaien
met schijven waar de informatie op opgeslagen staat, redundant,
zodat wanneer er één schijf uitvalt, dan merk je daar eigenlijk niks van
want de andere schijven kunnen nog steeds de informatie leveren
waar jij om vraagt. Zo zit een datacenter ook in elkaar.
Op een gegeven moment krijgt een leverancier een melding:
die en die servers zijn nu zo oud dat ze vervangen moeten worden.
Die worden vervangen, er komt een lege server in en het lost zichzelf op,
dat alle informatie op alle schijven draait
en dat er geen probleem kan zijn in de toegankelijkheid.
Vaak is de informatie dan ook nog eens op een uitwijkcentrum geplaatst,
dus hij zit op meerdere plekken, zodat jij geen risico loopt.
Maar dat hangt af van de risicoanalyse die jij op jouw informatie maakt.
Hot data.
Hot data moet gekoeld worden, dus kost koelwater.
Hot data blijft in beweging, dus kost energie.
Zelfs wanneer een schijf niet gebruikt wordt,
dan kost hij nog steeds energie, kost hij nog steeds stroom.
We zitten met een energieprobleem in Nederland
en dat wordt alleen maar groter.
Afhankelijk van het moment waarop je dit verhaal hoort,
weet je dat we in 2030 met een stroomtekort zullen zitten.
Dat wordt nu voorspeld door de energiemaatschappijen.
Terwijl we allemaal bezig zijn met zonnepanelen te leggen,
wordt dit wel als een idee gegeven.
Dat betekent dat we ook als informatieprofessionals
onze bijdrage zullen moeten leveren
in het zorgen dat de IT die we gebruiken zo groen mogelijk is.
Dat is ook een werkgroep van de NDE, de Green IT werkgroep.
Dat betekent dat we moeten zorgen voor mogelijkheden
dat informatie die zelden wordt gebruikt,
en dat is toch heel veel informatie die zich in archieven bevindt...
Ga maar eens de statistieken na. Welke dossiers worden opgevraagd?
Al die informatie die wij bewaren, omdat dat ooit zo bepaald is
op een selectielijst en die wij gaan digitaliseren,
dat die op een ander medium zou moeten worden opgeslagen.
Dat wordt cold storage genoemd.
De onderzoeken die daarnaar lopen, die bewegen zich van microfilm,
dat doet de Europese Commissie,
in Spitsbergen is een zadenbank, maar er is ook een mijnschacht
waarin computeroutput op microfilm is opgeslagen.
Er wordt behoorlijk geld in gestoken, het is een project van 30 miljoen.
Maar tegelijkertijd zie je dat er gedacht wordt aan permanent papier.
Papier wat voldoet aan 'n bepaalde norm waardoor het 500 jaar bewaard wordt,
waarop de informatie wordt neergezet in de vorm van QR-codes bijvoorbeeld,
die weer leesbaar gemaakt kunnen worden. Er is een organisatie
die zich bezighoudt met nucleair afval,
die heeft op deze manier 250 miljoen documenten
teruggebracht tot 500 pagina's A4.
En dat wordt op papier opgeslagen en bewaard.
Het is ook een experiment, want het probleem waar we mee zitten
is dat we niet weten hoe de techniek zich zal ontwikkelen.
Je kunt nu informatie op de glasplaat zetten,
maar dan moet je daar al een norm voor afspreken dat alle leveranciers
de glasplaatbranders en -lezers op dezelfde manier laten werken,
zodat je ook op dezelfde manier bij die informatie kunt komen.
Je kunt heel veel opslaan op een hiërogliefennaald bijvoorbeeld,
maar als niemand de Steen van Rosetta kent en dus de taal
heeft geleerd waarin de Egyptenaren schreven,
ja, dan hadden we nooit iets geweten over deze gegevens.
Een laatste manier van opslag waar we naar kijken,
dat is opslag op DNA.
Er wordt op dit moment geëxperimenteerd in Den Haag,
maar ook in New York, Londen en Parijs bij de nationale archieven,
om te kijken of we informatie kunnen opslaan in DNA-formaat.
En DNA-formaat dat is dus eigenlijk...
ja, er komt nog een document over,
maar waar het om gaat is dat je informatie opslaat
op de manier waarop DNA is gecodeerd,
en dat je dat met een gewone DNA-codelezer weer kunt uitlezen.
Om een voorbeeld te geven
op welke informatiedichtheid dat je dan uitkomt, het betekent
dat alle informatie die nu op internet staat over heel de wereld,
dat dat terug te brengen is
tot een plakkaat dat de omvang heeft van dit boek.
En ook de dikte van dit boek.
Dus alle informatie die zich nu op internet bevindt
kun je dan op zo'n kleine omvang opslaan.
De Universele Verklaring van de Rechten van de Mens
en die van de Vrouw zijn in Frankrijk op DNA geplaatst.
Ze zitten in kleine DNA-capsules.
Het doet mij denken aan de mensen die je op vakantie wel eens ziet
en die jouw naam op een rijstkorrel kunnen schrijven.
Dit is nóg veel intenser. Je kunt nog veel meer informatie kwijt
op nog kleinere ruimte. Alleen je zit dan weer met de software
waarmee je de informatie kunt terugvinden. Dus er is momenteel
heel veel ontwikkeling, vooral op het gebied van data storage,
waarbij we van schijven die hiërarchisch georganiseerd zijn
via een file-structuur, gaan naar schijven
die via 'object storage' worden georganiseerd.
Dat betekent dat je niet meer
een hele overhead aan...
een overhead nodig hebt aan software en data
om te komen tot het document wat je nodig hebt.
Daarover worden een aantal blogs geschreven.
En die kun je raadplegen
als je www.inforoads.blogspot.com bekijkt.
Maar daar zal ik nog verdere mededelingen over doen.
We hebben gekeken naar de manier waarop de informatiehuishouding
zich sinds de jaren 50 heeft ontwikkeld.
Dat de problemen waar we nu mee zitten, voortkomen
uit de manier van denken van de jaren 70, 80, 90
toen we zeiden: ja, informatie is niet...
informatie is eigenlijk alleen maar datgene wat wij...
in ons DMS hebben zitten
en we trekken ons niets aan van wat er verder in de organisatie gebeurt.
Dat was ook omdat de ICT redelijk afhoudend was.
Je kreeg niet zomaar de rechten om te kijken op de afdelingsschijven
van een organisatie. Dus het ligt echt niet alleen aan die informatieverzorger.
Meerdere factoren speelden hierin mee.
Maar nu gaan we naar een ontwikkeling waar we die informatieprofessional
steeds meer nodig gaan hebben, vooral ook om te bepalen van:
Hoe kan ik informatie zo snel mogelijk vernietigen?
En de informatie die ik wil bewaren hoe kan ik die op een medium bewaren
dat hij ook veilig, betrouwbaar, reproduceerbaar en toegankelijk is?
Dus eigenlijk duurzaam opgeslagen is. Toekomstgericht.
Nou, dat is het verhaal wat ik jullie wilde vertellen.
Dank je wel voor je aandacht. Mocht je nog vragen hebben
je kunt altijd een bericht sturen naar Ad.vanheijst@vhic.nl
en dat schrijf je Ad.vanheijst,
Victor, Anton, Nico, Hendrik,
Eduard, Isaac, Jacob, Simon, Theodoor,
@vhic.nl
En ik zal blij zijn om een antwoord te geven. Dank jullie wel.

(beeldtekst: Meer informatie of vragen: Ad.vanheijst@vhic.nl www.inforoads.blogspot.nl)