Collegereeks video 8 De ontwikkeling van de documentatie deel 1
(Het logo van Leerhuis informatie huishouding. Beeldtekst: Ontwikkelen. Leren. Ontmoeten.)
(In beeld verschijnen afbeeldingen van papieren documenten en een bibliotheek vol boeken.)
(Beeldtitel: De ontwikkeling van de documentatie. Deel 1)
(Ad van Heijst:)
Welkom bij het Leerhuis voor de Informatiehuishouding.
We gaan ons bezighouden met de ontwikkeling van de documentatie.
En dan hebben we het over van perkament naar DNA.
Dat betekent dat we met die ontwikkeling heel vroeg beginnen,
in Alexandrië in de bibliotheek,
en dat we eindigen bij technieken waar eigenlijk een paar jaar geleden
mee begonnen is en dat is de DNA-techniek.
We kijken ook naar glas en ander veelbelovende technieken.
We hebben het over een aantal onderwerpen.
De eerste is het onderwerp 'ordening'.
En dan komen we uit bij een punt waar je kunt zeggen dat iedereen
wel enige vorm van ordening heeft.
En wanneer er wanorde is, ontstaat er chaos. Ook in je hoofd.
Je ziet dat mensen bij die gebruikmaken van een professional organizer,
Marie Kondo is daar een voorbeeld van, die heeft ook filmpjes op YouTube staan
waar je echt eens naar moet kijken als het thuis uit de hand loopt,
maar je ziet dat iedereen bezig is met het toepassen van ordeningsprincipes.
Objecten worden bij elkaar gedaan in doosjes,
gereedschap zit bij elkaar in de gereedschapskist,
al dan niet geordend, maar het zit in elk geval bij elkaar,
de specerijen bij elkaar in een specerijenkastje
en de sokken zijn keurig gevouwen en staan rechtop in de lade,
als je het tenminste via de Marie Kondo-methode doet.
En geld in de portemonnee wordt steeds minder geordend
omdat we steeds meer bezig zijn met plastic geld betalen.
In de Bibliotheek van Alexandrië zie je dat er gebruik werd gemaakt
van boekrollen, en die moesten toegankelijk gemaakt worden.
Daarvoor was een systeem bedacht.
Er werd een kaartje aan gehangen, dat heette de titulus,
en die gaf de titel van de boekrol weer.
Die boekrollen werden dan weer systematisch geordend zodat ze
gemakkelijk voor het grijpen lagen voor degene die de boekrol wilde lezen.
Je ziet hier een foto van hoe de Bibliotheek van Alexandrië
eruit heeft gezien, hij is er niet meer,
maar in Alexandrië is een nieuwe bibliotheek gevestigd
waar ook heel veel boekmateriaal van over heel de wereld wordt verzameld.
Daarover later meer, als we het hebben over Paul Otlet,
die ook zo'n superverzamelaar was.
Ook kennis moet geordend worden.
Je kunt je sokken wel netjes op een rij hebben, maar het gaat er eigenlijk om
voor ons in ons vakgebied, voor wie met informatie werkt,
dat we de kennis ook op een hele goede manier ordenen.
En dan kun je jezelf wel afvragen hoe kennis vastligt.
Op dit moment is dat in internet.
Het internet is wel de basis van een groot deel
van de hedendaagse kennis die we gebruiken.
Maar in vroeger tijden werd kennis vastgelegd in boeken.
En boeken zijn informatiedragers
waarin de vastgelegde menselijke kennis in denken te vinden is.
En die kennis moet je wel ontsluiten, want je ziet hier een bibliotheek
met een hele grote rij boeken.
Ja, hoe vind ik nou de boeken terug die ik uiteindelijk wil hebben?
Dus je zult daar een systematiek voor moeten bedenken
om die boeken nader te ontsluiten.
En die systematiek is al bedacht, eigenlijk in de 17e eeuw.
We willen toegang, de gelegenheid of het hulpmiddel hebben
voor het vinden, gebruiken en terugzoeken van informatie.
We willen documenten kunnen terugvinden, dus vastgelegde informatie
of een vastgelegd object dat als een eenheid kan worden gezien.
We willen die boeken of documenten,
of die informatieobjecten, waar we ook wel over spreken,
via indexering zullen we er gegevens aan moeten koppelen,
de metadata of de metagegevens,
en dat doen we via een proces van indexeren.
Dat kan voor een groot deel geautomatiseerd plaatsvinden,
maar het is ook nog zo dat mensen heel vaak trefwoorden toekennen
aan documenten om ze in een bepaalde klasse,
in een bepaalde volgorde in te delen.
Een belangrijk startpunt voor de hele classificatieleer,
voor het ordenen van kennis, is gelegd door de filosoof Francis Bacon.
Die is gekomen tot een bepaalde ordening van de menselijke kennis,
waar Plato destijds ook al mee bezig was, maar hij heeft het uitgewerkt,
kennis uitgewerkt in kennisgebieden.
De filosofie, de theologie, noem maar op, we komen ze straks nog wel tegen,
maar hij is een van de eersten geweest die kennis heeft ondergebracht.
En we komen het systeem dat hij heeft bedacht in 1600 zoveel,
z'n portret is van 1617, die kennis komen we straks tegen
als we het hebben over de classificatiesystemen
waar ik hier een boek van heb liggen van Melvil Dewey bijvoorbeeld.
Die boeken, ik laat er zo af en toe een paar stukjes uit zien,
waar je ze bij kunt gebruiken als je er meer over wilt weten.
Linnaeus.
Linnaeus dat was een botanicus,
maar hij was ook een zoöloog. Hij beheerste meerdere disciplines.
Maar hij is bekend geworden door z'n Philosophia Botanica,
waarin hij voor het eerst een klassering heeft gemaakt
van alle planten, en dat deed hij aan de hand van de bloeiwijze,
van de bloemen en de zaden die de planten voortbrachten.
Dat was revolutionair voor die tijd,
zeker omdat de indeling van Linnaeus nog steeds wordt gebruikt
om de taxonomie van planten te gebruiken.
Hij heeft daarbij wel een paar opmerkelijke dingen gedaan,
bijvoorbeeld de mens werd ingedeeld bij de zoogdieren,
en de walvis bij de vissen. Iedereen kan wel 'ns een foutje maken
of er kunnen nieuwe denkbeelden komen.
De manier waarop hij dat deed, was door gebruik te maken
van een aantal onderdelen, die net als wanneer je een ukelele stemt
daarbij wordt er 'my dog has fleas' gebruikt
om de snaren aan te duiden.
Nou, zo heb je hier een ezelsbruggetje:
Dear Katie, Please Come Over For Great Snacks!
En dat betekent dat ten eerste wordt gekeken naar een 'kingdom',
een totaliteit van alle dieren bijvoorbeeld. Dan wordt gekeken
naar een bepaalde orde, het fylum.
Dan wordt gekeken naar een verdere onderverdeling
en zo geleidelijk aan kom je tot het dier zelf, het species,
waar je determinerend al toe komt,
van: heeft het vier of twee poten? Dat soort zaken speelt daarin mee.
Is het een zoogdier, een reptiel, een vis?
Zo, die onderverdeling wordt daarin gemaakt.
Een aantal belangrijke classificaties die er in het verleden geweest zijn
dat waren bijvoorbeeld de Library of Congress Classification,
de Dewey Decimal Classification, die we zometeen zullen tegenkomen,
de Bliss Bibliographic Classification,
die werden in Amerika allemaal gebruikt om bibliotheken toegankelijk te maken,
en ze bestonden dan uit een kaartsysteem
of een registersysteem met klappers aan de hand waarvan boeken
een bepaalde ordening kregen.
De Colon Classification uit India komen we straks ook nog tegen.
En ook in Nederland zijn er codes,
de SISO-code voor bibliotheken die nog steeds gebruikt wordt,
en de Basis-Archiefcode die gebruikt wordt voor archieven.
of tot voor kort tenminste.
Wanneer je een archief hebt tot 2000 ongeveer, tot 2010,
dan zie dat de Basis-Archiefcode nog steeds leidend is
en dat het classificatienummer uit de Basis-Archiefcode je wijst
naar een bepaalde klasse waarin het dossier is opgeborgen.
Om een voorbeeld te noemen, 07.354.1 geeft de klasse aan
van de kantoorgebouwen die je hebt als organisatie.
De Dewey Decimal Classification uit 1876
had een aantal revolutionaire elementen.
Een ervan is dat hij uitging van een decimaal stelsel,
dus van 0 tot en met 9. En al die klassen, je ziet ze hier staan,
bijv. filosofie, psychologie, religie,
de sociale wetenschappen, talen,
de technologie, kunst en recreatie,
aan de hand van die onderverdeling was een systeem ontwikkeld
waarmee je dus boeken een klassering kon geven,
je bracht ze onder in een bepaalde klasse,
en in die klasse kreeg je boek dan een volgorde.
Dat betekende dat je heel snel een boek kon terugvinden.
Dewey was op een gegeven moment degene die de New York State Library
heeft omgebouwd tot de meest efficiënte bibliotheek van Amerika.
Dan praat je dus echt over 1870
tot 1910 ongeveer, die periode moet je aan denken.
Het decimale systeem van Melvil Dewey zie je hier heel duidelijk.
Je hebt een 000 tot 099-gedeelte,
dat is een algemene referentie voor alles wat je niet vindt
onder de verschillende onderdelen die genoemd zijn.
Je hebt filosofie, religie, nou, we hebben ze zojuist genoemd.
Dit decimale systeem had ook de mogelijkheid
m hulptabellen te gebruiken.
Dat was bijvoorbeeld voor taal
als je een boek had wat in het Nederlands was
dan had dat een andere code dan hetzelfde boek in Engels.
Zo zie je dat dat decimale systeem
dat was op dat moment zo revolutionair
dat het over de hele wereld geleidelijk aan gebruikt begon te worden.
Een andere handleiding die helpt bij het ordenen
van archieven in dit geval dat is die van Muller, Feith en Fruin.
Dit boek begint met de mooie regel: Dit is een saai boek.
En daarna worden 100 regels gegeven die je gebruikt als handleiding
voor het maken van een hele strenge inventaris.
Bijna alle inventarissen tot het jaar 2000 zijn gemaakt
aan de hand van de richtlijnen van Muller, Feith en Fruin.
Het is pas sinds kort dat we daar deels van afgestapt zijn
omdat de computer ook allerlei zoekmogelijkheden heeft
in inventarissen. Maar de manier van omschrijven van dossiers
is nog steeds het beginjaar en het eindjaar wat erin staat,
de manier waarop groepen dossiers, reeksen van dossiers
onder elkaar worden gezet,
dat is allemaal afkomstig van deze drie mensen.
Hun kennis is over heel de wereld verspreid geraakt.
Je ziet hier een aantal vertalingen van hun boek,
van hun handleiding voor het opstellen van archieven.
Dat is even in het kort wat er zoal aan ontwikkelingen is geweest.
Nu gaan we daar wat dieper op in
als we de documentatiebeweging bekijken.
De documentatiebeweging begint eigenlijk pas rond 1920.
In 1920 zie je dat er technieken beginnen te ontstaan,
de schrijfmachine is ontwikkeld,
en dan zie je dat er daardoor een explosie komt aan documenten.
Als je een schrijfmachine hebt, je stopt er papier in en gebruikt carbon,
dan heb je al heel gauw een kopie.
En met deze schrijfmachines kon je wel zes kopieën maken,
dus je kunt je informatie op zes plaatsen gaan opbergen.
Dat geeft je veel meer mogelijkheden om die informatie terug te vinden
aan de hand van bepaalde gezichtspunten.
Wat we nu met een computer doen, dat je een trefwoord invoert
en vind je het niet, dan probeer je een ander trefwoord
of een jaartal of een naam. Die mogelijkheid was er vroeger niet.
Het gebeurde allemaal handmatig.
Dus het verzamelen, organiseren, ordenen, rangschikken,
dat moest allemaal met de hand gebeuren
en dat zag je ook in het eerste plaatje waar we mee begonnen.
Daar zie je wat mensen aan ladekasten staan,
de ladekasten zien we zometeen wel weer terug,
die daar bezig zijn met het ordenen van kaartjes
aan de hand waarvan je, als je in de kaartenbak aan het zoeken bent,
ja, de wegwijzer hebt naar het boek of het tijdschrift
of het andere informatieobject
wat je nodig hebt om je informatie terug te vinden.
Dus eigenlijk tot 1920
zie je dat bibliografie begint op te komen.
Het is een woord wat trouwens bedacht is door Paul Otlet,
die we ook zometeen tegenkomen en waar hier een boek van ligt,
dus weet dat ik erop terugkom.
Het is een verzameling betrouwbare technieken die wordt gebruikt
voor het verzamelen van informatie,
het organiseren, ordenen en rangschikken,
het bewaren, behouden, maar ook kiezen wat je weggooit,
het beschrijven, indexeren en catalogiseren,
selecteren van informatie, dus weggooien, bewaren ja/nee
en op een andere plaats zetten waar het minder ruimte inneemt,
het terugzoeken, het reproduceren, kopiëren en vermenigvuldigen.
Eigenlijk is dit hetgene waar we als informatieprofessional
vandaan komen. Tot in de jaren 70-80 hield de informatieprofessional
zich met deze activiteiten bezig,
en die was bezig met het organiseren van dossiers en documenten,
maar ook had hij een handbibliotheek, een vakbibliotheek om bij te houden.
En ook werd er vaak zijn medewerking gevraagd
bij het stencilen of het offsetten van documenten en het zorgen
dat die ingebonden werden.
Dat ging dan meestal de deur uit en kwam ingebonden terug.
Kijk maar naar de grote boeken die er staan
van de wetsvoorstellen de Kamerstukken, de raadsstukken,
de PW-stukken die organisaties in de kast hebben staan,
tot ongeveer die periode. Ik weet niet of ze het nu nog doen.
Alle informatie wordt op beeld opgenomen, de vergaderingen meestal,
en via dat beeld al toegankelijk gemaakt, dus dan valt er weinig in te binden.
Hier hebben we een overzicht van de pioniers
die in het vakgebied heel belangrijk zijn geweest.
en waarvan het belangrijk is dat als je met oudere vakgenoten praat
de naam eens een keer laat vallen.
De eersten zijn Muller, Feith en Fruin.
Als je bij een archivaris komt, noem deze namen dan
en hij weet dat hij te maken heeft met iemand die het vakgebied kent.
Maar hij zal je ook vragen gaan stellen over de beschrijvende inventaris
en de manier waarop de inventaris verder vorm krijgt.
Suzanne Briët. Zij was de eerste vrouw die werd toegelaten
tot de Académie française.
Zij hield zich bezig met de vraag: Wat is nu eigenlijk een document?
Die komen we straks tegen bij de pioniers, dit is een overzichtje.
Dan Paul Otlet. Die had echt een megalomaan idee.
Hij wilde alle kennis ter wereld onderbrengen in één systeem.
Daar is zelfs een museum aan gewijd in België, in Mons,
in de Rue de Nimy nummer 76.
Daar kun je het museum bezoeken.
Eigenlijk zou je er eens een keer naartoe moeten gaan met je familie.
Hier komt ons vakgebied vandaan. Het is heel indrukwekkend.
Dan hebben we Michael Buckland, die zie je hier staan.
Buckland is heel belangrijk geweest in de vraag:
Hoe ziet een digitaal document er nu eigenlijk uit?
Met alle kopieën ervan, met de verschillende fragmenten,
het 'compound document'
wat wordt samengesteld als jij een document pas nodig hebt
uit verschillende bestanden. De manier waarop je dat archiveert ook.
En Ranganathan. Dat is iemand daar heb ik persoonlijk
toch wel heel veel gevoel bij, bewondering voor.
Die komen we zometeen tegen
als we het hebben over de vijf wetten van de bibliotheekwetenschap.
En daar zit een wet in
die heel belangrijk is voor het vak van de informatieprofessional.
We zeiden zojuist dat de documentatie vanaf 1920 een verzamelbegrip was
voor bibliografie, het beschrijven van de bibliotheek,
de informatiedienstverlening van vaktechnische informatie,
tot in de jaren 80-90 ongeveer hadden ministeries ook documentalisten
die dezelfde opleiding hadden als iedereen die in de organisatie werkte,
dus een juridische opleiding vaak,
en die dus voor medewerkers zochten naar informatie
die relevant was om kennis van te nemen.
Er gingen toen ook knipselkranten in de organisatie rond
om te laten zien van: kijk, dit is actuele informatie,
die moet je eigenlijk wel weten om bij te blijven in je vakgebied.
Documentatie had ook als onderdeel het beheer van 'records',
het beheer van archiefdocumenten,
documenten die voor bewaring in aanmerking kwamen
omdat ze bewijs leverden en verantwoording konden leveren,
en voor de archiefwetenschap.
Dat was eigenlijk wat de documentatie vanaf 1920 begint te worden.
Paul Otlet, ik heb het er zojuist al over gehad,
een zoon van een hele rijke,
puissant rijke zeggen ze tegenwoordig, ondernemer,
die spoorwegen aanlegde, ja, Paul niet, maar z'n vader,
spoorwegen door heel Rusland, maar ook in Europa en in Afrika
heeft hij heel veel gedaan. Het was een enorm rijke familie.
Paul moest jurist worden van z'n vader. Daar had hij geen zin in.
Hij heeft het wel gedaan. maar tijdens de tijd
dat hij bezig was om die juridische opleiding te volgen
kwam hij erachter dat de informatie bedroevend slecht georganiseerd was.
Er was geen catalogus waarin de belangrijke boeken stonden.
En toen heeft hij een boek geschreven,
de 'Traité de documentation, le livre sur le livre',
een boek over het boek, waarin hij z'n filosofie heeft gegeven
over hoe dat een boek er eigenlijk uit zou moeten zien
en hoe dat kennis verzameld zou moeten worden
uit die boeken in één repertorium, een wereldrepertorium noemde hij het.
En een van de karakteristieke dingen die Paul Otlet bijvoorbeeld zei
en die een aantal jaren geleden door Joost Kircz op de UvA
weer werden opgepikt, ik heb nog met 'm gecorrespondeerd
maar hij kende Paul Otlet niet, dus dat was een leuke correspondentie,
eh, dat is dat hij zegt: eigenlijk zijn heel veel boeken
feiten en meningen die herhaald worden.
Kijk bijvoorbeeld naar de wetenschappelijke literatuur.
De artikelen die geschreven worden en proefschriften die gemaakt worden,
waar zit het verschil vaak in? In de voetnoten die erin staan
en in de meningen. Nou, zegt Otlet, als we nu uit al die boeken
de elementen halen die belangrijk zijn om kennis van te nemen
en die in een soort encyclopedie stoppen, een wereldrepertorium,
dan halen we bij nieuwe boeken alleen de nieuwe elementen eruit
en voegen die aan het repertorium toe
en dan hebben we snel een doorsnede van alle kennis
zoals die in de wereld ontstaat.
Er is een prachtig boek over geschreven, 'Cataloging the World'.
Ja, als het op een gegeven moment zo is dat je een boek wil kopen,
doe dit boek en je leest exact hoe dat hij te werk is gegaan.
Paul Otlet wordt op dit moment, het Mundaneum.be
wordt gesponsord door Google, omdat gezegd wordt:
Otlet ontwikkelde met zijn kaartsysteem eigenlijk een internet,
een internet avant la lettre, en hij is dus eigenlijk de grondlegger
van de software, zeggen ze dan, van het internet.
Zijn ideeën, hoe dat hij vond dat kennis verspreid moest worden,
die zitten heel sterk in de ideeën zoals het internet dat doet.
Je ziet dat Otlet... Er is een code van Melvil Dewey
die in Amerika heel succesvol is.
Op een gegeven moment is Dewey in Londen
en die geeft daar een lezing over zijn Dewey Decimal Classification.
Paul Otlet en z'n vriend, Jean La Fontaine,
die horen daarvan, dat daar een lezing is,
en die zijn al bezig met het idee om een wereldrepertorium te bouwen
waarin alle menselijke kennis wordt verenigd.
Die horen dat Melvil Dewey in Londen is, gaan naar z'n lezing
en vragen daar aan Dewey
of ze de Dewey Decimal Classification mogen hebben
om te vertalen in het Frans en in het Duits en in andere talen.
Dewey die ziet daar wel iets in.
Die denkt: daar wordt m'n classificatie beter van.
Maar hij heeft een restrictie: Je mag 'm niet in het Engels vertalen,
want dat heb ik al gedaan, daar heb ik voor gezorgd.
Otlet en La Fontaine gaan terug naar Brussel
en starten een race tegen de klok
met een paar andere organisaties in de wereld
om zo snel mogelijk een bepaald basisbestand te krijgen
wat ze toegankelijk hebben gemaakt met die Dewey Decimal Classification.
Ze gaan daarbij nogal rigoureus te werk.
Er zit een foutpercentage in van 30%, dus dat is heel wat.
Maar ze zijn zo ver dat ze de basis van zo'n wereldrepertorium hebben gelegd
en dan roepen ze wetenschappers uit allerlei landen bij elkaar
om steun te krijgen voor hun systematiek om de bibliotheken te gaan ordenen.
En die steun krijgen ze en dan zie je dat die Universele Decimale Classificatie
geleidelijk aan de Dewey Decimal Classification gaat overschaduwen,
toch zeker in eerste instantie in Europa en dat gaat zeker het geval zijn
als de Eerste Wereldoorlog uitbreekt in '14-'18
waarbij het contact met Amerika toch wel verslechtert
en die Universele Decimale Classificatie z'n eigen weg begint te gaan.
Je ziet hier een overzicht van Melvil Dewey's Decimal System.
Dat is overgenomen door Otlet en La Fontaine.
En je ziet hoe dat ideeën die er ontstaan,
dus de bovenste laag in de hoofden van mensen komen
en dan worden geklasseerd naar de verschillende onderwerpen
die genoemd worden in de Decimale Classificatie
dan een plaatsje vinden in een ordeningssysteem,
in de kaartenbakken uiteindelijk,
en daar worden dan weer indexen aan gekoppeld
en worden afschriften van gemaakt en tekeningen van gemaakt.
Otlet zei ook al: Een tekening is meer waard dan duizend woorden.
Dan hebben we het over Ranganathan, de bedenker van de kolomclassificatie,
een classificatie die in India heel veel gebruikt is.
En ja, India is een heel groot land,
dus er waren veel bibliotheken, die gebruikten die kolomclassificatie,
maar Ranganathan is eigenlijk nog belangrijker geworden
door de vijf regels die hij heeft bedacht voor de bibliotheek.
Bijvoorbeeld: Boeken zijn om te gebruiken.
Ja, dat is 'n redelijke, zul je zeggen.
Iedere lezer heeft recht op z'n eigen boek
en ieder boek heeft recht op z'n eigen lezer.
Dat ziet er redelijk filosofisch uit.
Maar de derde regel hieruit is: Save the time of the reader.
En dat is eigenlijk waarvan ik zeg:
Dat zou de informatieprofessional tot de lijfspreuk moeten maken
van de werkzaamheden die wij uitvoeren.
Hoe komt een gebruiker van informatie zo efficiënt mogelijk
tot de informatie die hij nodig heeft?
Hoe kunnen we de weg naar informatie zo kort mogelijk maken?
Hoe kunnen we door overzichten te maken, door indexen te vormen,
door bijv. te werken met uittreksels voorin een dossier,
hoe kunnen we dan komen tot een beter en sneller begrip van zaken?
Je komt dat zometeen ook weer tegen in de tweede presentatie
als we het hebben over het rapport van Future Lab
waar gesproken wordt over iemand die zich bezighoudt met de Verhaalhaler,
het ophalen van verhalen van: hoe is 'n beslissing tot stand gekomen?
Als je dat op één A4-tje kunt krijgen, da's toch de wens van elke manager,
dan bespaar je zo iemand veel werk.
Het doet me denken aan mr. Reid geloof ik dat hij heet,
een van de drie bedenkers van Fokke & Sukke,
die ook echt rechter is en die een maand geleden ongeveer
een stapel papier aangeleverd krijgt die meer dan een meter hoog is
en die zegt tegen de advocaat: 'Ik accepteer dit niet.
Als je niet de kwestie waar het in dit geval om draait
niet op twee A4-tjes kunt krijgen, neem ik de zaak niet in behandeling.'
Meesterlijk vind ik dat.
Vijf wetten voor de bibliotheek: Books are for use.
Every reader z'n eigen boek. Ieder boek z'n eigen lezer.
Save the time of the user En save the time of the reader/user
dat betekent dat je eigenlijk de bibliotheeksystemen die er zijn
en de diensten die je als bibliotheek levert
in de workflow van de gebruiker moet onderbrengen.
Dit geldt niet alleen voor bibliotheken, ook voor archieven
en eigenlijk voor alle documentatie waar we met z'n allen aan bezig zijn.
Hoe kunnen we zo snel mogelijk informatie bij de medewerker krijgen?
En zoals ik zei: bespaar de lezer tijd.
Heb je een goede index, dan vind je in de juiste doos het document sneller
dan wanneer je voor een enorme berg papier staat, zoals op de andere foto.
Dat heeft niks met archieven te maken, ik denk dat hij kijkt of er nog
nieuw karton van te maken is of zo. In ieder geval, stel dat een chaos
dat levert gewoon veel tijdverlies op.
Denk maar eens aan de onderzoeken die steeds opnieuw worden uitgevoerd
waarin je ziet dat een medewerker
per dag twee uur bezig is met het zoeken naar informatie,
met het herordenen van informatie, met het vastleggen van z'n taken.
Tel daar nog eens de vergadertijd bij, dan kom je nauwelijks aan werken toe.
Maar twee uur per dag, dat is al één dag in de week
die je verliest aan het zoeken naar informatie.
Daarom is het zo belangrijk dat alle medewerkers
feeling krijgen voor hoe ze hun informatie moeten bijhouden
en daarin ondersteund worden door goede systemen
en goede mensen die ze helpen als dat nodig is.
En daar zit die informatieprofessional weer.
We gaan nu kijken naar de definitie van een document.
De definitie was in eerste instantie in 1937:
Any source of information, elke informatiebron, in materiële vorm,
die gebruikt kan worden als referentie
voor studie of als autoriteit.
Dus eigenlijk om aan te tonen van een bewijs en een verantwoording.
Dat zou een document zijn.
Je ziet hier 'in material form' in het rood staan.
De reden is dat we die material form langzaam maar zeker kwijtraken.
Je ziet dat in de loop der tijd, 1934, dat Otlet zegt:
Documenten zélf kunnen als document worden beschouwd
als ze informeren door hen te observeren.
En dat betekent dat ook objecten zoals een archeologische vondst
of een maquette of een dier in een dierentuin
objecten die sporen dragen van menselijke activiteit, zoals vuistbijlen,
dat die ook als document kunnen worden beschouwd.
En in de jaren 70-80
werd een documentalist en een informatieprofessional
aangeleerd dat documenten verschillende vormen hadden.
Dat je corporele documenten had, je had literaire documenten, tekst,
je had audiodocumenten, het geluid,
en je had visuele documenten, en audiovisueel.
Dat onderscheid daar hoor je niet zoveel meer over,
maar al die documenten waren nog steeds gebonden
aan de materiële vorm waarin ze waren opgeslagen.
Dus de langspeelplaat, de microfiche,
het document met de zegels eraan, wat in perkament was opgesteld,
dat soort zaken. Altijd de materiële kant.
En dan ga je je afvragen en dat heeft Suzanne Briët gedaan:
Pindakaas, een boterham met pindakaas,
wanneer wordt pindakaas nu een document?
Ik laat jullie er even over nadenken, maar ik zal ook snel verder praten.
Als je wil nadenken, zet 'm dan even stil.
Maar pindakaas kan een document zijn.
Stel dat er in die pindakaas dat ik daar vergif in gestopt heb
om een collega te vermoorden.
En ik geef m'n collega een boterham met pindakaas
en zeg: Hier, jongen, daar ben je echt aan toe.
De man neemt er een hap van en valt meteen dood.
Dan zou die boterham met pindakaas worden gebruikt als bewijs
in een bepaalde rechtszaak.
Dus dan is die boterham een document geworden.
Datzelfde zien we bij kunst. Wanneer is iets kunst?
Is iets kunst wanneer het zich bevindt in een openbare ruimte
en als zodanig is weggezet van dit is een kunstwerk?
Of wordt iets kunst wanneer het wordt ingelijst?
Of wordt iets kunst door het als kunst te verklaren?
Die vraag doet zich ook voor bij een document.
In Amerika zijn ze daar makkelijk over. In Engelstalige landen zeggen ze:
To declare a record.
Dus je bepaalt van een document of het een 'record' is
en dat betekent dat je het met de nodige zorg gaat omringen.
En dan is het de vraag: Laat de rechter een gegeven toe als bewijs?
Even iets over die kunst.
De pindakaasvloer. Ik weet niet of je er ooit over gehoord hebt,
Wim T. Schippers,
er staan verschillende kunstwerken van 'm in Nederland.
Hij heeft ook verschillende evenementen gedaan, bijv. bij het Kurhaus
dat hij zei: Nou, ik ga iets heel bijzonders doen.
Iedereen kwam daar naartoe en hij liep naar de zee
en goot een flesje water leeg. Daarna liep hij terug.
Dat was het event van de dag. Er is heel veel over geschreven.
Hij heeft honden laten lopen op een toneel.
Er zaten mensen te kijken van: wat doen die honden nu?
Maar hij heeft ook een pindakaasvloer gemaakt
en hij zegt dat dat kunst is.
En dat kunstwerk is ook aangekocht door een museum.
En dat geeft het museum het recht om pindakaas op een vloer te smeren,
het mag zelf bepalen welke pindakaas het is, van welke leverancier,
mag zelf de omvang van de vloer bepalen, dat soort zaken,
lees het maar na in dit artikel, maar het is echt de vraag van:
Hebben we nu met kunst te maken ja of nee?
En dat heb je met documenten dus ook.
Dit is waar Suzanne Briët zich mee bezighield. Een antilope,
is dat een object, of sorry, is dat een document?
Of is de brief die ik schrijf over ik heb een antilope gezien,
en ik ben een bekende persoon, is het dan bijv. een document?
Bepaalt de context het document of is dat niet zo?
Wat is die context dan? En wie bepaalt de context?
Dat zijn de vragen die zich voordeden, dan praat je over de jaren 40-50,
de vragen die zich voordeden over het document.
De pindakaasvloer is van later, hoor.
Is iets een document als het in een documentmanagementsysteem zit?
Dat is wat heel veel DIV-medewerkers denken.
Ik heb een documentmanagement- systeem, als iets er niet in zit,
dan zorg ik er niet voor, dan moet je het zelf maar zien,
maar ja, dan leeft het voor mij niet.
Het documentmanagementsysteem bepaalt of iets een document is
en de nodige zorg krijgt ja of nee.
Dan behandel je dus eigenlijk je documentmanagementsysteem
als een soort dierentuin.
Bepaalt de informatiehuishouding de context van het document?
Of bepaalt het werkproces wat een document is?
Of de zaak? De Archiefschool zegt niet voor niets
dat een document procesgebonden informatie is.
Het heeft altijd te maken met een proces of een werkproces.
Dat soort vragen die worden gesteld door wetenschappers
op het gebied van de documentatiewereld.
Om een voorbeeld te noemen, ik ga hier niet te diep op in,
want dan zit ik over m'n half uur heen en dat is al zo,
de documentanalyse is heel belangrijk.
Als je documentanalyse intoetst op Google, komt hij zo tevoorschijn.
Maar die gaat bijvoorbeeld in op, ja, hoe ziet een document eruit
hoe kan ik een document ordenen,
en welke analyse moet ik daarvoor uitvoeren? Moet ik bijv. kaarten
die ik plano, plat, opleg in een kaartensysteem,
moet ik die als kaarten allemaal bij elkaar houden,
of moet ik ze voegen bij de zaak waar ze betrekking op hebben?
Dat soort elementen worden in die documentanalyse aan de orde gesteld
en er worden inhoudskarakteristieken gegeven die te maken hebben
met de manier waarop documenten worden geordend.
Buckland is belangrijk geweest omdat hij heeft gesproken
als een van de eersten over de digitale documenten.
Als je een digitaal document hebt,
dan heb je geen materiële vorm meer.
Je hebt een zwevend iets wat zich bevindt op een schijf,
in verschillende partities kan dat opgeborgen zijn,
of wat zich bevindt in ieder geval in een elektronisch medium.
Staat de stroom uit, dan kan het zijn dat er geen toegang tot het document is.
Er is geen fysieke vorm, er is alleen maar een reeks van bits,
en hoe moeten we nu met digitale documenten omgaan?
Nou, dat zijn de vragen waar Michael Buckland
een antwoord op gegeven heeft, waarbij hij zegt:
Doordat we steeds meer overgaan naar technologie,
wordt het onderscheid van digitale documenten
en de definiëring daarvan wordt steeds belangrijker.
We komen erop terug als we het hebben over het 'compound document',
een document wat samengesteld wordt op het moment dat jij een vraag hebt.
Bijvoorbeeld, een brief die gaat naar een groep mensen
waarin wordt verteld: U heeft deze uitkering,
dit bedrag krijgt u erbij,
dan komt u op dit bedrag uiteindelijk uit, maar dan moet u voldoen
aan een aantal voorwaarden, en die zijn steeds verschillend.
Er zijn veel systemen waar dit soort documenten in worden vervaardigd.
Die worden verzonden naar gebruikers,
maar waar geen archiefkopie van achterblijft.
En op het moment dat gegevens gewijzigd zijn
in een van de bestanden waar het document uit voortgekomen is,
is het document niet meer te reproduceren.
Dat zijn zaken waar we echt op moeten gaan letten.
Het wordt steeds belangrijker in de digitale wereld om te bekijken
waar de documenten zich bevinden en hoe wij de informatieobjecten
kunnen opslaan op een manier dat we ze steeds weer kunnen terugvinden
in een georganiseerde vorm.
Kijken we naar de ontwikkelingen in Nederland, dan zie je
dat Muller, Feith en Fruin,
dat was de eerste, maar de tweede ontwikkeling
dat is toch wel de ontwikkeling van de Basis-Archiefcode
waar gemeentesecretaris Zaalberg, eerst in Franeker en daarna in Zaandam,
in Zaandam een organisatie aantrof die niet zo goed liep,
en de toestemming vroeg aan het gemeentebestuur
of dat hij het archief op orde mocht brengen.
Moest hij natuurlijk een systeem voor bedenken.
Hij heeft toen het 'gele boekje' uitgebracht.
Daar waren de archivarissen niet zo heel erg tevreden mee.
Die zeiden: Goh, je zou eens moeten gaan praten met Otlet.
Nou, hij, gemeentesecretaris in Zaandam,
neemt de volgende dag de trein naar Brussel,
en heeft een kennismaking met Paul Otlet,
raakt helemaal geestdriftig van de ideeën van Otlet en zegt:
Dit systeem, de Universele Decimale Classificatie,
kunnen we ook gebruiken voor de ordening van de archieven in Nederland.
Het is heel mooi beschreven in het boek
'Niet de instructie, doch het inzicht bouwt een goed archief' van de SOD.
Ik weet niet of het nog te krijgen is,
maar misschien dat men er nog wel eens een digitale versie aan wil wagen.
UDC wordt door Zaalberg omgebouwd tot een registratuurstelsel.
Zelf in z'n gele boekje doet hij daar eigenlijk niet zo heel veel mee.
De grote man die dit tot ontwikkeling heeft gebracht is Noordenbos,
die Zaalberg heeft opgevolgd.
In 1922 neemt de Vereniging van Nederlandse Gemeenten
het Nederlandsch Registratuurbureau van Zaalberg over
en gaat dus eigenlijk propageren in alle Nederlandse gemeenten
om één archiefcode te gebruiken
zodat overal de aankoop van grond, 207.351.11,
in iedere gemeentelijke organisatie op dezelfde plaats is opgeborgen.
Dat betekent dat je ook cursussen kunt geven
om mensen te leren met die systematiek te werken.
Daar heeft Noordenbos ook heel veel werk aan gedaan.
En dat je één systematiek hebt waardoor mensen ook vrij zijn
om van de ene organisatie naar de andere te solliciteren.
Je ziet hier bijvoorbeeld het systeem van Otlet
dat hij heeft gebaseerd op zijn mondiale systeem,
met alle onderverdelingen daarvan.
Je ziet daarnaast, in het grijze vlak, de Schijf van Negen,
die ontwikkeld is ook weer uit de Universele Decimale Classificatie,
waarbij de sociale wetenschappen worden onderverdeeld in onderwerpen,
de hulpgetallen 07-08 voor Organsatie en Personeel,
en de onderdelen van de Politiezorg en de Maatschappelijke zorg
die onderverdeeld zijn onder de streep 1.71
tot en met 1.79.
en de 1.80 tot en met de 1.88.
Nou, laat dat maar even zitten, maar die Basis-Archiefcode
die is heel lang gebruikt, tot eigenlijk 2000 is hij wel gebruikt.
Gaan we nog eventjes terug naar 1912.
In 1912 worden er zes wenselijkheden beschreven
door het ministerie, ik dacht Binnenlandse Zaken,
die zegt dat de registrateur, welke bij de openbare administratie
gebruikelijk was en jarenlang vrij goed voldaan heeft,
voldoet niet meer aan de hoogste praktische eisen van deze tijd.
Er moet niet worden vertrouwd op het geheugen van de ambtenaar,
maar in plaats daarvan...
Wat staat daar nou? In plaats daarvan wenselijk was?
Nou, dat is niet juist in ieder geval.
O nee, ik zeg het verkeerd. Zullen we dit even opnieuw doen?
HIJ LACHT
Ja, even wachten hoor.
Dan zoek ik 'm eventjes op. HIJ BLADERT
Het is niet zo moeilijk...
Ja.
Oké, dan gaan we nu 15 opnieuw. HIJ KUCHT
Ja. Er is inmiddels bij de overheid
begint er ook een enorme hoeveelheid documenten te komen
die georganiseerd moeten worden.
En dat doet men in eerste instantie door ze in te schrijven in een register
en op volgorde van binnenkomst op te bergen.
Om het terugvinden nog even te bemoeilijken
wordt er door een stapel opgeborgen stukken
een lias geslagen. Dat is een touwtje met een naald eraan
en er wordt een knoop op gelegd
en zo worden de stukken in stapeltjes bij elkaar gehouden.
Maar dat betekent wel dat als jij documenten nodig hebt
over een bepaalde zaak die zich in de loop der tijd heeft afgespeeld,
dat jij in meerdere stapeltjes die documenten bij elkaar moet zoeken.
Dus dat is heel arbeidsintensief. Wat gebeurde er bij de ministeries?
Dat men de stapeltjes die al bij elkaar gezocht waren
die liet men gewoon samen, als zaak, en zo zijn er geleidelijk aan
hier en daar al wel wat zaken ontstaan
in eigenlijk tegen systemen zoals die gebruikt moesten worden.
Je ziet in 1912 dat er zes wenselijkheden beschreven worden
waarbij gezegd wordt dat de registrateur die bij de openbare administratie
gebruikelijk was en jarenlang vrij goed voldaan heeft, niet meer voldoet
en dat zit 'm erin dat het numerieke systeem, het volgnummersysteem
van documenten, niet meer voldoet.
Er komen te veel documenten, het wordt te moeilijk.
De schrijfmachine is inmiddels ook al uitgevonden.
Dus wat is er dan wenselijk? Het is wenselijk, wordt gezegd,
dat iedereen, wie dan ook, elk stuk gemakkelijk kan rangschikken.
Het moet zijn dat iedereen elk stuk gemakkelijk kan terugvinden.
Denk eens aan de tegenwoordige tijd, met waar we nu mee bezig zijn,
met het Future Lab-rapport. Dat het rangschikken van de stukken
snel moet kunnen geschieden
en ook het terugzoeken van stukken niet te veel tijd mag vergen.
Het is ook wenselijk dat elk stuk een rangnummer krijgt
zodat het eenvoudig weer teruggeplaatst kan worden.
Het zou wenselijk zijn dat alle openbare administraties
zoveel mogelijk hetzelfde registratuurstelsel zouden toepassen
zodat je opleidingen kunt starten en iedereen in elke organisatie
op dezelfde manier de stukken zou opbergen.
Het zou wenselijk zijn dat de registratuur zo elastisch is
dat altijd nieuwe onderwerpen daarin zonder verstoring van het systeem
plaats kunnen vinden. 1912 hebben we het over, hè, 1912.
Nou, je ziet dat in gemeenteland
het Nederlandsch Registratuurbureau van Zaalberg zich ontwikkelt
naar het Registratuurbureau van de VNG per 1 januari 1922.
En Zaalberg is heel belangrijk omdat hij startte met zaakgericht werken.
Dus wat Zaalberg deed, bijv. als het ging om de bouw van een school,
dan werden alle documenten die daarover gingen, bij elkaar gezocht,
en die werden niet op numerieke volgorde gebracht
in een systeem waar je ze later weer één voor één uit zou moeten zoeken.
Dus dat ging helemaal in die lijn van de voorschriften uit 1912.
Classificatiesysteem om dossiers te ordenen, de VNG-code, werd ontwikkeld.
Een VNG-code met een centrale regie,
waar wanneer nieuwe onderwerpen zich aandienden,
aanvullingen naar de gemeenten werden toegestuurd,
en men begint met het verzorgen van opleidingen in registratuur.
En dan zie je dat die ontwikkeling van de Basis-Archiefcode
dat daar de UDC in eerste instantie als leidraad wordt genomen,
maar er wordt gezegd: nou, het zou toch allemaal wel praktischer moeten.
Een bepaalde commissie van de VNG gaat aan het werk
om die Basis-Archiefcode te vereenvoudigen en te vervolmaken.
Tot de jaren 90 is die Basis-Archiefcode standaard in overheidsland
en eigenlijk in alle overheden, bij waterschappen, provincies,
maar ook bij ministeries gedeeltelijk werd toegepast.
En daar had je een Algemene Classificatie-Commissie
van de Overheidsadministratie voor, die in 1953 is opgericht.
Ik was er de laatste voorzitter van.
Maar ik weet echt niet wanneer die is opgeheven, ergens in de jaren 90.
Er is ook één vakvereniging:
Die begint in 1931 met de Studieclub voor Gemeentelijke Documentatie,
wanneer gezegd wordt: hé, we moeten echt wat gaan doen
aan de opleidingen van de mensen die in het archief werkzaam zijn.
In 1946 zie je dat dat de Studiekring voor Overheidsdocumentatie wordt.
In 1952 een Vereniging voor Documentaire Informatievoorziening
en Administratieve Organisatie. In 1975 wordt het
Vereniging voor Documentatie en Administratieve Organisatie SOD,
en de Stichting Opleiding en Examens voor Doc. en Adm. Org. komt erbij.
Die twee stichtingen, in 1981 wordt de naam nog eens veranderd.
En in 2003 fuseren ze met de Stichting Hogeschool Management
Documentaire Informatievoorziening.
Er zullen best mensen zijn die dit verhaal beluisteren en zeggen:
Ja, die HDMI heb ik nog gevolgd.
In 2017 zie je dat het slechter gaat met die SOD
en dat die opgaat in de KNVI
en dat de opleidingen naar de Gemeenschappelijke Opleidingen gaan.
Komen we bij het laatste onderwerp: Van document naar record.
Eigenlijk waar je het over hebt, dat is de relatie archivaris-records manager.
Ik denk dat ik best wel wat mensen voor het hoofd stoot als ik zeg dat
in mijn visie de informatieprofessional niet het voorland van de archivaris is.
Je hebt te maken met mensen met verschillende belangen
die heel goed moeten samenwerken, met hun verschillende belangen.
De informatieprofessional moet zorgen
voor een zo efficiënt, economisch mogelijk informatiebeheer.
En dat wordt steeds belangrijker. We komen allemaal in het tijdperk
waarin we zullen moeten vechten om energie,
en waarin de informatie die we opslaan
en die stroom vraagt, die koelwater vraagt,
en dat is drinkwater doorgaans, waarin deze...
waarin het steeds belangrijker wordt om te selecteren: wat is er belangrijk
en op welk medium slaan we het op?
Is het 'hot data' of is het 'cold data' die we gebruiken?
Welke bestanden moeten we zo opslaan dat ze zo weinig mogelijk stroom kosten?
Dat soort vragen zullen we krijgen.
Dus ie efficiency-vraag wordt steeds belangrijker.
Green IT is een belangrijk onderwerp.
Records managers bekijken de primaire waarde voor de organisatie
van de archieven.
En de archivarissen kijken naar de historische waarde voor de maatschappij
maar houden ook toezicht op wat die records managers doen.
Dat er niet heel belangrijke stukken worden weggegooid bijvoorbeeld.
Maar waar het als je kijkt naar het begin van de 20e eeuw
waar het er dan op neerkomt, dat zoveel mogelijk informatie
bewaard moet blijven, zullen we nu keuzes moeten gaan maken
om zoveel mogelijk en zeker redundante informatie
om die zo snel mogelijk kwijt te raken.
Records die we bewaard hebben voor verantwoording, bewijs,
als leermateriaal, die kunnen Archives worden. Dat betekent dat die records
moeten voldoen aan voorwaarden om tot de Archives toegelaten te worden.
In Amerika is dat echt een gevecht voor de records manager
om een archief in een archiefinstelling geplaatst te krijgen.
Nou, het Angelsaksisch model zegt:
De records moeten een zeker doel hebben gediend,
bewaard worden om een andere reden dan waarvoor ze zijn gemaakt,
en ze moeten een ononderbroken lijn van beheer hebben gekend.
En wie dat schrijft, dat is Schellenberg. Ook daarvan ligt hier een boekje.
'Modern Archives', je vindt als pdf-uitgave op internet.
Toets maar Modern Archives in en je hebt 'm.
En dan zien we dat records nu los beginnen te komen van het medium.
We hebben de vitale records,
die de juridische status van een organisatie bepalen,
die de rechten en verplichtingen en bestaansrecht vastleggen.
We hebben operationele vital records,
die we altijd ter beschikking moeten hebben, waar we snel over
moeten beschikken als er vragen zijn.
Ze geven de kritieke businessfuncties weer en zorgen dat de informatiestroom
gewaarborgd blijft, de inkomstenstroom van het bedrijf.
Referentiemateriaal hebben we nodig,
wat helpt bij besluitvorming en een tijdelijke waarde heeft,
maar wat ook belangrijk is voor die verantwoording,
zeker als je als overheidsorganisatie moet bewijzen
dat je bepaalde stappen genomen hebt
of waarom je bepaalde activiteiten niet hebt uitgevoerd,
weer op de hoogte was van een bepaalde beslissing.
En informatie van geen waarde oftewel 'clutter',
die heeft de waarde verloren voor de organisatie
of misschien zelfs nooit waarde gehad voor de werkprocessen. Werk die weg.
Mooi boekje: 'Maak het vindbaar'. Ook dat is gratis op internet te vinden.
Maar je kunt het ook bestellen
en net als mij heb je dan een papieren exemplaar.
Ik vind het nog wel eens leuk om gewoon een boek te lezen
in plaats van altijd aan het beeldscherm gekluisterd te zijn.
In dat boek zie je heel duidelijk dat dat record loskomt van de context
en dat er zoekmachines ontstaan.
Dat mensen, kenniswerkers, 35% van hun tijd besteden
aan het zoeken naar de juiste informatie,
dus dat het de moeite loont om daar goede instrumenten voor te ontwikkelen
en te bekijken: Hoe kan ik zo snel mogelijk grip krijgen op die informatie?
Een informatieprofessional moet naar de klant gaan en zeggen:
Hoe doe jij dat eigenlijk? Hoe hou jij jouw informatie bij?
En om te kijken of er samen met die kenniswerker
misschien een nieuw pad ingeslagen kan worden.
Of om van de lessen die geleerd worden van die kenniswerker
meerderen in de organisatie profijt te laten trekken.
Het record wordt nu informatieobject.
Je ziet het ook in de Wet Open Overheid terugkomen.
De term informatieobject begint meer en meer gebruikt te worden.
De compound documents heb ik het al over gehad,
de mix van de originele data.
Ja, ik heb hier een plaatje erbij.
Een compound document, je ziet 'm aan de linkerkant hier.
Een plaatje, een statistiek,
een stuk tekst, eventueel een link naar een andere plek
waar informatie zou moeten staan.
Een van de meest irritante dingen vind ik de manier waarop mensen
met links omgaan. Als je na drie weken op een link klikt,
dan is hij er al niet meer. Dat is gewoon heel lastig.
Daar zou ook een systeem voor ontwikkeld moeten worden.
De permalinks, die er al zijn, zouden meer mensen moeten gebruiken.
Compound documents,
documenten die samengesteld worden op het moment dat jij erom vraagt.
Hoe nu verder? Daar gaan we het in deel 2 over hebben.
Dan gaan we op dat moment, we hebben nu Otlet gehad,
maar dan gaan we van Otlet naar het Future Lab.
Ik zou zeggen: stay tuned voor deel 2.
(beeldtekst: Meer informatie of vragen: Ad.vanheijst@vhic.nl www.inforoads.blogspot.nl)