Praktisch omgaan met e-mail
Praktisch omgaan met e-mail.
Hoe doe je dat?
Dagelijks verstuurt elke ambtenaar medewerker bij de rijksoverheid tientallen mailtjes.
Deze mailtjes barsten van de overheidsinformatie die belangrijk kan zijn.
Oók tussen in jouw mails!
Als Rijksoverheid willen we goed samenwerken, open, transparant en betrouwbaar zijn.
Meer dan ooit is dit onderwerp van gesprek.
Belangrijk onderdeel hiervan is het goed ordenen en archiveren van e-mails.
Dat vraagt iets van ons allemaal.
Dus ook van jou.
Wist je dat je mails 10 jaar lang bewaard blijven?
En in hoge functies vaak oneindig, bij het Nationaal Archief?
Zo zorgen we dat overheidsinformatie altijd is terug te vinden, bijvoorbeeld bij een wob-verzoek.
Een geruststellend idee.
Zeker omdat toegang tot je mailbox alleen gebeurt door aangewezen wob-experts en in samenspraak met jou.
Het is toegestaan om je werkmail privé te gebruiken.
Maar zorg er dan wel voor dat je zo snel mogelijk die mails opbergt in een apart mapje.
Of op een andere manier duidelijk maakt dat ze privé zijn.
Goed om te weten: als mails in een map staan met de markering ‘prive’, worden ze niet meegenomen in Wob-verzoeken.
Wel zo fijn als er privegegevens instaan.
Let op: het is niet toegestaan om je privé mailadres ook voor werk te gebruiken!
Ook al lijkt dat soms even handig.
Sla mails over jouw werk op een centrale plek op, bij voorkeur in het DMS.
Maak handige mapjes aan in Outlook, die passen bij de dossiers waar je aan werkt
Wil je weten hoe de vakantie van een collega was?
Stuur er dan een aparte mail over, die hoeft namelijk niet bewaard te worden.
Nieuwe medewerkers kunnen een frisse start maken met hun mailbox en deze direct goed inrichten.
Geef die tip ook aan jouw nieuwe collega’s!