Opslaan, archiveren en netjes werken
Al je documenten goed en netjes archiveren.
Hoe doe je dat?
Er zijn gemiddeld 1.334 Wob-verzoeken per jaar.
In 2019 werd 71% hiervan te laat beantwoord.
De rijksmedewerker is gemiddeld 37 min per dag...
aan het zoeken naar overheidsinformatie.
Dit is 3,5 week per jaar.
82% van de medewerkers vindt zelf dat hij informatie voor andere goed opslaat.
Slechts 29% vindt dat informatie van andere makkelijk te vinden is.
Deze cijfers laten precies zien waarom het zo belangrijk is...
om onze informatiehuishouding op orde te hebben.
Als Rijksoverheid willen we goed samenwerken, open, transparant en betrouwbaar zijn.
Meer dan ooit is dit een onderwerp van gesprek.
Overheidsinformatie moet niet alleen juist zijn, maar ook altijd beschikbaar en vindbaar.
Dat vraagt iets van ons allemaal.
Dus ook van jou.
Ik hoor je denken: Informatiehuishouding, daar zijn toch informatiebeheerders voor?
Er zijn zeker specialisten voor.
Maar de uitvoering is aan ons allemaal.
Want we werken allemaal volgens de Archiefwet.
En daarbij moeten we ons over informatie continu afvragen:
Kan het worden gebruikt als bewijsvoering bij geschillen?
Kan het gebruikt worden als bron van wetenschappelijk onderzoek?
Kan het ingezet worden voor journalistieke doeleinden?
Of kan het relevant zijn voor het parlement?
Is het antwoord op één van deze vragen JA, dan moet je deze overheidsinformatie archiveren.
En dat kan wel eens vaker zijn dan je denkt.
Document Management Systemen als DigiDoc of Filenet en vele andere...
maken het jou makkelijker om overheidsinformatie goed op te slaan.
Deze systemen bewaken bijvoorbeeld de bewaartermijnen voor je.
Geweldig toch?
Nu denk je misschien: als het maar in het DMS staat, is het goed.
Maar dat is iets te simpel gedacht.
Dus, bouw je bestandnaam zo op dat deze over 5 jaar nog steeds terug te vinden is.
Zet de datum in de bestandsnaam.
Sla ook conceptversies op in je DMS.
Zorg dat informatie leesbaar is en in standaard applicaties te openen is.
Om het je makkelijker te maken heb ik een paar tips voor je.
Plan iedere dag 15 min in je agenda om je werk goed te archiveren.
Toets eens bij je collega’s of zij jouw documenten makkelijk terug kunnen vinden.
Spreek met je collega’s af hoe je samenwerkingsruimtes...
en netwerkschijven netjes en overzichtelijk houdt.
Doe je ogen eens dicht en beeld je in als je eens in alle documenten goed en netjes hebt gearchiveerd.
Voelt lekker rustige he?
Ik zeg: ga voor dat opgeruimde gevoel!