‘Zorg ervoor dat Emile niet langskomt!’ Het is een gevleugelde uitdrukking bij de Nationale ombudsman, die ervoor zorgt dat de 220 medewerkers hun informatie zo goed mogelijk op orde houden. Als de – alleszins aimabele – informatiebeheerder toch aan hun bureau verschijnt, zal hij overigens zeker geen straf geven. “Ik kijk gewoon of alles goed gaat.” En het gáát goed bij de ombudsman: complimenten voor de informatiehuishouding zijn al zeer verdiend. Waar het nog beter kan helpt Emile – en het Leerhuis helpt hem. Nu bijvoorbeeld bij de implementatie van e-mailarchivering.
Beeld: © Nationale ombudsman
De Nationale ombudsman komt op voor de belangen van burgers en helpt overheden hun dienstverlening verbeteren. Naast de Nationale ombudsman is er sinds 2011 ook een Kinderombudsman en sinds 2014 een Veteranenombudsman.
In de 28 jaar dat Emile Alberto al werkt voor Nationale Ombudsman, waarvan 25 jaar als informatiebeheerder, heeft hij de volledige ontwikkeling meegemaakt van papieren naar digitale archivering. Inclusief de periode dat digitale informatie werd geprint om vervolgens fysiek opgeborgen te worden in mappen. “Maar sinds 2014 is de Nationale ombudsman volledig digitaal. De Kinderombudsman en Veteranenombudsman volgden in 2016.”
Doe het gewoon
Een belangrijk deel van het werk van de ombudsman bestaat uit het behandelen van vragen en klachten, gemiddeld 100 per dag en dat aantal blijft groeien. Die vragen en klachten komen tegenwoordig vooral binnen per e-mail: “Nog maar 1% komt binnen op papier. Ter vergelijking: 10 jaar geleden was dat nog 20%. Al die e-mails moeten opgeslagen, gearchiveerd en uiteindelijk overgebracht worden. Wij hebben afgesproken dat de medewerkers relevante mails vastleggen in ons registratiesysteem, de plek waar ze alles opslaan. Al tijdens het inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers zeggen we: doe het gewoon. Zo raakt het ingebakken in onze organisatie.”
Heel belangrijk: informeer mensen!
Inmiddels is er ook beleid vastgesteld voor de bulkopslag van alle zakelijke e-mail. Emile: “In dat kader zijn we, met hulp van RvIHH, bezig met de selectielijsten en onze CISO is aan het kijken naar de mogelijkheden voor een technische voorziening.”
"‘Duidelijkheid is cruciaal voor gedragsverandering’"
Ondertussen is Emile met een projectteam bezig met een bewustwordingscampagne voor alle medewerkers. “Daarvoor gebruik ik veel tips en trucs uit de Leerhuis-training E-mailarchivering. Een heel belangrijke is: informeer mensen! Wat is e-mailarchivering? Hoe gebeurt dat? En wat gebeurt er precies met je mailtjes? Het is belangrijk om de urgentie te benadrukken, maar ook om duidelijkheid te scheppen. Want alleen dan kom je ook tot gedragsverandering. Daarnaast gaan we de medewerkers concrete handvatten bieden om grip te krijgen op hun mail.”
Aansluiten op de praktijk
Met al deze informatie gaat Emile persoonlijk langs bij de teams. “Het Leerhuis helpt me bij de voorbereidingen en het samenstellen van de presentatie. Het fijne aan het Leerhuis – en dat geldt ook voor het leeraanbod, weet ik uit ervaring – is dat ze goed weten aan te sluiten op de praktijk. En dat is belangrijk voor het succes.”
Wil jij beslagen ten ijs komen bij de e-mailarchivering in jouw organisatie? Volg ook de training E-mailarchivering! 22 mei is er weer een trainingsdag.