Strategische ontwikkelaanpak: ‘Je moet verder kijken dan je neus lang is’

DUO ging tijdens de pilot aan de slag met gewenst e-mailgedrag. “De ontwikkelaanpak van het Leerhuis is eigenlijk strategisch en meer gericht op kennis en ontwikkeling. Wij hadden een praktische vraag, gericht op gedrag en omgeving. Maar dat kan in het denkmodel van de aanpak; het is heel elastisch. Dus we hebben het strategische deel en de opleidingen eraf gehaald. Het Leerhuis stond daar ook voor open en dat was heel prettig. We hebben nog wel even geprobeerd om strategischer en breder te kijken, maar het werd al snel té breed. De ontwikkelaanpak werkte in dit geval het beste bij een praktische en kleinschalige ontwikkelopgave.”

De werkelijke praktijk

Een belangrijk onderdeel van het denkmodel is het inventariseren en toetsen van mogelijke aannames, waardoor je altijd naar de werkelijke praktijk blijft kijken. Jan Willem: “Bovendien zet het aan het denken. Het team heeft een sessie gehad rond het denkmodel van een dag en een van de mooiste resultaten was het besef van de teamleden dat je verder moet kijken dan je neus lang is. Mensen denken van tevoren al te weten wat goed is.”

Meer realistisch beeld

“Onze aanname was: techniek lost veel op. Dat zou inderdaad kunnen, maar laten we het eens toetsen. Wat blijkt? 60 tot 70% van onze ontwikkelopgave kan níet worden opgelost met techniek. Zo ontstond een meer realistisch beeld van wat niet kan – en wat wél. We gaan bijvoorbeeld wel proberen via pop-ups reminders te geven als medewerkers hun e-mail openen: Wil je dit mailtje opslaan? Kan dit mailtje weg?”

Dat neemt overigens niet weg dat wat kán ook per se móet. “We willen bijvoorbeeld graag dat er geen bijlagen meer verstuurd worden bij mail, alleen nog maar linkjes. Dan kun je de attachmentmogelijkheden disablen. Daar hebben we ook naar gekeken. Maar uiteindelijk hebben we het toch niet doorgevoerd. Je wilt gedrag beïnvloeden, maar mensen niet gedrag ontnemen, dat roept te veel weerstand op.”

Meerdere kanten

De pilot is afgerond, maar het ontwikkeltraject naar gewenst e-mailgedrag is nog volop gaande. “We zijn nu bezig met het ontwikkelen van een dashboard om het e-mailgedrag in de organisatie inzichtelijk te krijgen, een awareness-campagne over e-mailgedrag en een gedragsinterventie voor managers op het hele gebied van informatiehuishouding. Want we willen de managers graag mee laten sturen. Je ziet dat we dus niet lineair te werk gaan van A naar B. We springen over en weer. Ik geloof dat het proces gebaat is door te kijken vanuit meerdere kanten.”

Reeds succesvol is de e-mailworkshop die het programma heeft ontwikkeld. “Het kost alleen veel tijd om die workshop steeds te geven. Daarom kijken we nu – samen met het Leerhuis – naar de mogelijkheid om er een e-learning van te maken. Dan kunnen andere overheidsorganisaties er meteen ook gebruik van maken.”

Leren van elkaar

Want dat is een ander inzicht dat Jan Willem heeft opgedaan uit de pilot: we kunnen veel leren van elkaar. “De samenwerking met de andere pilotorganisaties heeft geleid tot een fijn netwerk. Waarin je ziet dat iedereen worstelt met dezelfde opgave. Ieder met zijn eigen onderwerp, wat denk ik een mooie dwarsdoorsnede heeft opgeleverd van de totale opgave. En wat heel inspirerend was. Ik heb bijvoorbeeld veel geleerd van Rijkswaterstaat over organisatieontwikkeling op het gebied van informatiehuishouding.” Om die reden is Jan Willem nu ook een enthousiast lid van het ambassadeursnetwerk van het Leerhuis. “Daarnaast vond en vind ik de samenwerking met het Leerhuis erg prettig. De betrokkenheid is groot, evenals het begrip voor onze problematiek.”

Jan Willem hoopt dat andere organisaties op hun beurt ook kunnen leren van DUO. “Ik zie organisaties die de oplossing volledig dachten te vinden in de techniek en daar nu – ook – op terugkomen. Wij weten hoe dat komt en willen die informatie graag delen!”